dépenses avant ordonnancement

Bonjour,

je suis embêtée car des professeurs souhaitent acheter des affiches (pour 250 euros environ) mais c'est un fournisseur internet qui n'accepte pas les mandats administratifs. Nous n'avons pas trouvé ces affiches auprès d'autres fournisseurs qui accepteraient les mandats administratifs.
J'ai demandé à l'agent comptable s'il était possible que les profs effectuent une dépenses avant ordonnancement et paient leurs achats (c'est ce qu'ils proposent), et qu'ensuite on les rembourse. Il dit que c'est une somme trop élevée pour pouvoir effectuer la DAO.
L'agent comptable ne m'a pas précisé jusqu'à quelle somme il tolérait les DAO.
Comment puis-je alors faire pour répondre aux besoins des enseignants?

O grand Nanard?

Tu vas dans régie, l'onglet "paramètres", puis "habilitation", puis "régie d'avances" et là tu dois avoir une idée du maximum par catégorie de dépense.

230.00 € HT s'entendent pour des dépenses en espèces, ce qui n'est pas le cas ici, de plus 230.00 HT ça fait 275 TTC!!!

moi je rembourse sans pb (et en plus j'ai pas que ça à foutre...)

Je rembourse également sans problème.

Je rembourse également mais à une condition: on demande avant. Ce qui est le cas pour toi.

en PJ la capture du site et la facture informatique acquittée, épicétou.

Bonjour

Je me pose une question. Pour les achats inférieurs à 230.00€ la production d'une facture n'est pas obligatoire et peut être remplacée par un certificat de l'ordonnateur, document pouvant être mise en forme par GFC module régie.

Quel soin accordez vous à la saisie de ce certificat administratif : une ligne par ticket de caisse dans le style "achats de matériel pour le labo" ou bien inscrivez vous le détail de chaque achat avec prix unitaire quantité et prix total. Cette deuxième solution est plus longue mais me semble plus proche de la règlementation.

Partagez-vous mon point de vue ?

Merci pour vos réponses

Détail : nature quantité prix unitaire TVA appliquée

bonjour

question idiote sans doute, mais question quand même :

Des enseignants emmènent 46 élèves à Paris pour la journée.
Pour le repas de midi, ils ne veulent plus entendre parler du soi disant pique nique de la cuisine (ration de survie  en tube pour astronaute + chips)
La cuisine leur conseille d'ailleurs... de s'acheter des sandwichs.

Les profs envisagent une pause repas dans un fast food (avec un nom de métro anglais), qui refuse les bons de commande (c'aurait été trop beau )

Je suis d'accord sur le principe.

Mais :
sachant que ca va couter 390€ au total, puis je payer sous forme de dao ? (le prof veut bien payer avec sa carte bleue pour peu que je le rembourse par chèque ou en liquide au retour)
Ca va dépasser la limite des 230 €... Après je peux lui demander de saucissonner (deux ou 3 facturettes) mais j'aimerais avoir une solution propre.

Si je fais une régie au prof, et lui donne l'argent en liquide, cela change -t- il quelque chose ? ( le fait de payer à travers une régie dispense t il de respecter le seuil de 230€ ?)

Comment faire ?

Plus généralement, dans le cas des régies de voyage, faut il plafonner le montant individuel de chaque dépense à 230€ ?

Merci d'avance

Non, je te fais une réponse rapide et dont le euil est à vérifier, mais de mémoire tu peux aller jusqu'à environ 1000 € par ligne de dépenses, donc pas de souci.
D'autres auront sans doute été consulté la M9-6 pour t'apporter une réponse plus précise

D'abord, c'est pas les profs qui décident s'ils veulent le pique-nique : ayant obligation de nourrir les DP, c'est l'établissement qui fournit, point barre.
Ici certains ont ralé, mais j'ai pas laché. Non mais...

Cadichon a écrit:

un fast food avec un nom de métro anglais,

Mais en moins grand. Comment fait-on entrer 50 personnes dans un truc comme ça ?

Au demeurant 230€ c'est le seuil de paiement en facture, pas de paiement en régie, ils doivent bien pouvoir produire une facture au nom de l'EPLE qui leur envoie une cinquantaine de clients même si on paie avant.

@ Polaire :
je pourrais me donner bonne conscience en leur refilant une caisse avec toutes les cochonneries en sachet et en tube, mais j'ai envie que mes élèves (et mes profs!) mangent correctement le midi.


@l'ami chocolat :
Les 1000€ dont tu parles, c'est dans le cadre d'une régie ?

RETU a écrit:

Mais en moins grand. Comment fait-on entrer 50 personnes dans un truc comme ça ?

Au demeurant 230€ c'est le seuil de paiement en facture, pas de paiement en régie, ils doivent bien pouvoir produire une facture au nom de l'EPLE qui leur envoie une cinquantaine de clients même si on paie avant.

Je sais pas comment ils font... avec un chausse pied ? ;-)

Tu sembles dire toi aussi qu'à travers la régie on peut faire une dao > 230€ ?

Cadichon a écrit:

Des enseignants emmènent 46 élèves à Paris pour la journée.
Pour le repas de midi, ils ne veulent plus entendre parler du soi disant pique nique de la cuisine (ration de survie  en tube pour astronaute + chips)
La cuisine leur conseille d'ailleurs... de s'acheter des sandwichs.

Ça répond pas à la question technique, mais pour une sortie sur Paris j'avais sollicité les EPLE de la zone de visite pour savoir s'ils pouvaient accueillir mes élèves.
J'en ai trouvé un. Facture reçu un peu plus tard, paiement par mandat.

Les profs et les élèves n'y ont rien trouvé à redire.

donc dans mon cas, je devrais faire une régie pour un des profs, avec par exemple 400€.
Ensuite il revient, me donne un ticket de caisse de 390€, et les 10€ de liquide qui restent.
C'est bien ça ?

J-M a écrit:

Cadichon a écrit:

Des enseignants emmènent 46 élèves à Paris pour la journée.
Pour le repas de midi, ils ne veulent plus entendre parler du soi disant pique nique de la cuisine (ration de survie  en tube pour astronaute + chips)
La cuisine leur conseille d'ailleurs... de s'acheter des sandwichs.

Ça répond pas à la question technique, mais pour une sortie sur Paris j'avais sollicité les EPLE de la zone de visite pour savoir s'ils pouvaient accueillir mes élèves.
J'en ai trouvé un. Facture reçu un peu plus tard, paiement par mandat.

Les profs et les élèves n'y ont rien trouvé à redire.

J'y ai bien pensé, mais la sortie a lieu dans la première semaine de juillet, et j'ai pensé peut etre hâtivement, qu'aucun établissement parisien n'accueillerait mes élèves...

Mais ce serait effectivement la meilleur solution !

Je refuse de payer plus de 230 € sur présentation de facturettes (même si la dépense est scindée en deux, faut pas me prendre pour un imbécile et le juge de la CRC non plus). Arrêtons les conneries pour satisfaire tous les caprices des profs et n'oublions pas qu'à l'arrivée un seul sera responsable sur ses deniers avec amende à l'appui : le comptable.

Cadichon a écrit:

donc dans mon cas, je devrais  faire une régie pour un des profs, avec par exemple 400€.
Ensuite il revient, me donne un ticket de caisse de 390€, et les 10€ de liquide qui restent.
C'est bien ça ?

Pas un ticket de caisse, mais plutôt une facture acquittée.
>230€

Pour rembourser une facture acquitée (conforme à l'annexe du décret de 2007) supérieure à 230 € à un enseignant je veux une régie. Mais comme dit dans un autre poste je suis un gestionnaire-comptable doté d'une certaine rigueur et d'un respect des règles comptables, pas le copain du prof ou du CE prêt à faire n'importe quoi pour leur faire plaisir.
C'est sans doute pour ça que je ne suis pas confronté à ce genre de bétises, car on reconnait (et respecte) et ma rigueur et ma compténce, quant à passer pour un chiant j'en tirerais plutôt une certaine satisfaction.

pour la Régie bien évidemment

Il y a je pense confusion faite entre le seuil en dessous duquel la production d'une facture n'est pas obligatoire,230€, et le seuil en dessous duquel des dépenses peuvent être engagées sans régie (avance pour menues dépenses), 300€.
Chez moi, si des personnels doivent effectuer une dépense, ils viennent demander au préalable une avance (maxi 300€). Le CE décide de la création de l'avance pour menues dépenses (je prépare le document), je donne juste mon agrément (comme pour la régie) et ensuite je donne l'argent. Les délais et règles pour la remise de l'argent non dépensé et des justificatifs de dépenses sont fixés dans le document de création de l'avance. Pour résumer ce dernier point :
- dépenses <230€ par opération : un document signé du titulaire de l'avance et du CE me suffit. Si j'ai un document conforme à l'annexe C c'est mieux.
- dépenses >230€ par opération : un justificatif conforme à l'annexe C est nécessaire. Ce justificatif s'il fait apparaître le moyen de règlement doit indiquer "espèces". Je n'accepte que les dépenses réalisées à partir de l'avance fournie, c'est à dire des espèces.
En dehors de ces cas, pas de remboursement ou de prise en compte des justificatifs.

Je connais la règle pour menues dépenses et les 300 €. Si j'exige une régie pour une dépense "unitaire" supérieure à 230 € c'est pour être sur d'avoir une facture et pas, à l'arrivée, un ticket de caisse. Le régisseur à une responsabilité que n'a pas un mandataire (détenteur d'avance).

Comment peux-tu "exiger" une régie, puisque c'est du ressort de l'ordonnateur? Quels arguments avances-tu si un CE te demande de créer une avance pour menues dépenses de 280€?

Je lui réponds que les textes exigent un avis favorable du comptable pour que ce dernier accepte le mandat qui engagera sa responsabilité. Je lui réponds qu'il peut toujours voir avec son gestionnaire régisseur, mais qu'en cas de problème (PJ non conforme) c'est ce dernier qui aura des problèmes si il accepte de déléguer à un mandataire.
J'ai bon ?

Cadichon a écrit:

@ Polaire :
je pourrais me donner bonne conscience en leur refilant une caisse avec toutes les cochonneries en sachet et en tube, mais j'ai envie que mes élèves (et mes profs!) mangent correctement le midi.

Franchement, c'est bien du boulot pour pas grand-chose. Tes cochonneries, ils les aiment et en consomment bien plus que tu ne le voudrais. Je parie que les menus sont adaptés et bien équilibrés au quotidien à la demi-pension, sans doute plus que chez eux. Ils ne vont pas mourir à cause d'un midi de junk food. Sais-tu quel souvenir j'ai gardé de mes différents repas de sortie scolaire? Aucun. Je me suis remplir la panse en pensant à autre chose, et mes (jeunes) papilles et artères ont fait avec, sans traumatisme majeur, sans que je ne tombe dans la malbouffe quotidienne.

Vilain Intendant a écrit:

 je suis un gestionnaire-comptable doté d'une certaine rigueur et d'un respect des règles comptables, pas le copain du prof ou du CE prêt à faire n'importe quoi pour leur faire plaisir.

Moi j'aime bien faciliter le travail des enseignants et de mon CE. Particulièrement ceux qui se bougent  les f....s pour leur élèves. J'aime bien travailler avec des gens comme ça.

Vilain Intendant a écrit:

C'est sans doute pour ça que je ne suis pas confronté à ce genre de bétises, car on reconnait (et respecte) et ma rigueur et ma compténce, quant à passer pour un chiant j'en tirerais plutôt une certaine satisfaction.

Kieren a écrit:

Il y a je pense confusion faite entre le seuil en dessous duquel la production d'une facture n'est pas obligatoire,230€, et le seuil en dessous duquel des dépenses peuvent être engagées sans régie (avance pour menues dépenses), 300€.
Chez moi, si des personnels doivent effectuer une dépense, ils viennent demander au préalable une avance (maxi 300€). Le CE décide de la création de l'avance pour menues dépenses (je prépare le document), je donne juste mon agrément (comme pour la régie) et ensuite je donne l'argent. Les délais et règles pour la remise de l'argent non dépensé et des justificatifs de dépenses sont fixés dans le document de création de l'avance. Pour résumer ce dernier point :
- dépenses <230€ par opération : un document signé du titulaire de l'avance et du CE me suffit. Si j'ai un document conforme à l'annexe C c'est mieux.
- dépenses >230€ par opération : un justificatif conforme à l'annexe C est nécessaire. Ce justificatif s'il fait apparaître le moyen de règlement doit indiquer "espèces". Je n'accepte que les dépenses réalisées à partir de l'avance fournie, c'est à dire des espèces.
En dehors de ces cas, pas de remboursement ou de prise en compte des justificatifs.

dans mon cas, je dois donc faire une régie (car dépenses > 300 €) et exiger une facture acquittée conforme à la réglementation, sur laquelle est indiqué que c'est un règlement en espèces.
Ok
Je vais quand même suivre d'abord le conseil de JM, et essayer de trouver un eple d'accueil sur Paris.
Merci à tous !