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DossierSCO, dossiers d'inscription pré-remplis par OpenAcadémie

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DossierSCO, dossiers d'inscription pré-remplis par OpenAcadémie

Message  L'intendant zonard le Ven 2 Juin 2017 - 2:36

Bonjour,

J'ai le plaisir de vous présenter nouveau logiciel, à dire vrai pas complètement nouveau, mais le travail qu'on fait dessus cette année est énorme : DossierSCO. Ce logiciel est signalé depuis le début sur le site http://openacademie.beta.gouv.fr ; il nous déjà valu un prix académique, à Créteil, au concours Impulsions 2016.

Arrivé à ce début juin 2017, sans doute trop tard pour qu'il soit possible que d'autres établissements l'adoptent dans l'immédiat, voilà toutefois ce que nous arrivons à faire :

- récupération de la base élèves (business as usual)
- récupération de la base Affelnet pour les futurs élèves
- le logiciel "renifle" dans la base élèves la structure pédagogique de l'établissement, et s'y adapte (enfin c'est pas évident, mais on va dans cette direction) ; on peut naturellement retoucher pour fermer ou ouvrir des formations
- de même le logiciel détecte les enseignements optionnels, complémentaires, les langues etc ; après qu'on les ait classées, ces options peuvent être gérées dans les écrans et documents du logiciel
- utilisation de la base de photos d'identité dans les mêmes conditions que TrombinoSCO : chaque document portant le nom d'un élève affiche aussi sa photo
- on saisit en direct, pendant les conseils de classe, les informations sur l'orientation, et DossierSCO sort des états pour faciliter la constitution des classes
- sur les chaînes d'inscription, on peut savoir en temps réel le remplissage des différentes options

Et dans le dossier que produit le logiciel, y a quoi ?

DossierSCO ne fait pas la seule inscription pédagogique, comme un téléservice du MEN, mais vous fait en plus des documents pré-remplis et proprement fichus pour :

- l'inscription à la DP
- le mandat de prélèvement automatique SEPA
- l'autorisation de sortie en cas d'absence de prof
- l'accord pour le droit à l'image
- la fiche de l'infirmière
- la fiche de l'AS
- la fiche des CPE/suivi des conseils de classe
- le bulletin d'adhésion au FSE/MDL

... et encore d'autres si on me file des idées. L'ensemble de ces documents peut être imprimé, en ayant préparé son copieur numérique, pour sortir classés sur autant de sortes de papiers différents (A4, A3, couleur, cartonné...) qu'il y a de tiroirs dans votre photocopieur connecté. Et donc la trombine de l'élève apparaît à toutes les pages.

Où en est le développement ?

C'est encore assez instable, mais assez avancé pour qu'on puisse envisager des tests avec des collègues motivés, de préférence capables de faire des retours d'expérience précis et détaillés. Comme ce logiciel est franchement destiné aux perdir, CPE et secrétaires-du-chef, ce ne sont pas forcément des gestionnaires qui seront les premiers intéressés. Alors si vous avez un CE ou adjoint dont vous savez qu'il sait bricoler Access, ou ce genre de choses, suggérez-lui de prendre contact !

Pas de diffusion en ligne pour l'instant, il faut s'échanger ça par courriel : mes ZInitiales esc@rgot intendancezone point net.

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DossierSCO : rapport d'étape et appel à témoins pour base Affelnet

Message  L'intendant zonard le Jeu 15 Juin 2017 - 18:14

Bonjour,

Un petit mot pour les collègues qui ont pu s'intéresser au projet DossierSCO. On est vraiment contents de notre boulot, ça prend forme. Nous sommes en train de finir de dynamiser les derniers éléments qui étaient encore inscrits "en dur" dans le logiciel, pour que vraiment toutes les mentions d'un dossier d'inscription puissent être personnalisées suivant l'établissement où le logiciel est adopté.

Un merci à Cogefi-man, qui a testé de son côté, c'est rassurant d'avoir son regard d'aigle sur notre production. Forcément, le mode d'emploi du logiciel sera un peu long. Ca sera même une purge de l'établir, mais je pense qu'il représentera la dernière pierre de l'édifice.

Je fais un appel à témoin pour valider un point extrêmement important pour nous : on voudrait être sûrs-sûrs que la base de données Affelnet est la même dans toutes les académies *. Ceux d'entre vous qui seriez en situation de demander à votre chef, adjoint ou CPE de vous montrer le fichier, merci d'avance !

Naturellement je ne vous demande pas de m'envoyer des données confidentielles sur vos (futurs) élèves, mais juste la structure du fichier. Dans l'idéal, il faudrait donc effacer les lignes avec les informations sur les élèves, et n'envoyer que l'en-tête du fichier.

Dans la Zone, Affelnet entrée en lycée doit être diffusé cette année le 26 juin je crois ; Affelnet entrée en collège est déjà disponible. A vot' bon coeur !

(*) : en particulier, les bases que j'ai pu consulter pour l'instant sont vraiment débiles : en lycée on n'a pas le nom des parents ; en collège il n'y a pas le numéro élève INE. On s'adapte à tout, mais dans un cas comme dans l'autre, que c'est khon !

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Re: DossierSCO, dossiers d'inscription pré-remplis par OpenAcadémie

Message  L'intendant zonard le Lun 26 Juin 2017 - 20:10

DossierSCO qui continue à avancer à pas de géant. Jusque là, on a relevé tous les défis : les dossiers se composent de six documents différents, imprimables sur quatre ou cinq papiers différents (autant que de tiroirs dans le photocopieur, en fait), avec la photo de l'élève sur chaque page. On gère l'impression par lots, à l'unité, tout sort classé de la machine, la manipulation du papier est réduite à presque rien.

Nous avons reçu ce matin la base Affelnet, et il nous a fallu apprendre à l'exploiter automatiquement, malgré les embûches que le MEN semble avoir méthodiquement jeté dans nos pattes pour nous empêcher de le faire, à savoir :

- le fichier est transmis au format .xltx (template, donc modèle de document !?)
- il comporte dix lignes de titre inutiles qui interdisent son import direct en tant que table dans Access
- il ne comporte aucune information sur les parents (c'est vrai, à 15 ans les élèves sont parfaitement autonomes, on n'a notamment pas besoin de pouvoir contacter les familles par courrier !)
- et naturellement le petit changement d'intitulé de champ qui va bien pour rendre inopérant le code qu'on avait fait sur la base des fichiers de l'année dernière.

... et pourtant, l'obstacle est surmonté ! Donc on clique sur un bouton, on indique le fichier concerné, et DossierSCO va ouvrir le fichier dans Excel, supprimer les dix lignes parasites, enregistrer le tout sous un format standard, enfin l'importer comme table, puis supprimer le fichier temporaire. Ouf !

Ensuite, on accède au bouton "imprimer les dossiers par collège d'origine" ; on sait au fur et à mesure quels établissements on a déjà édités.

Petits objectifs à suivre : compter combien de dossiers par collège, ça sera agréable de le savoir avant de lancer une impression ; trouver une bonne manière de gérer le fait que désormais on a via ce fichier des affectations en première venant d'autres lycées, voire de son propre bahut.


Samedi, c'est la mère des batailles avec l'accueil du plus gros des élèves entrants, la saisie en direct des informations, probablement en multi-utilisateurs.

J'envoie le logiciel aux curieux qui voudraient le tester, par retour de courriel. C'est une condition nécessaire à sa large diffusion l'année prochaine. Merci d'avance !

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Re: DossierSCO, dossiers d'inscription pré-remplis par OpenAcadémie

Message  L'intendant zonard le Dim 16 Juil 2017 - 18:49

Bon, avant de partir en vacances, je publie le travail réalisé sur DossierSCO. C'est probablement pas encore fini, mais c'est très avancé. merci à tous les collègues motivés de prendre le temps de regarder comment cela marche. Si vous avez des remarques, défoulez-vous ci-dessous. Et si ça vous plaît, alors il ne vous reste plus qu'à en parler à votre chef d'établissement !

http://intendancezone.net/spip.php?article893

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