Machine à affranchir

Bonjour à tous,

je suis chez NEOPOST pour ma machine à affranchir. Ils viennent de me contacter pour échanger ma machine (et accessoirement me réengager sur 5ans ... car oui dans un éclair de lucidité je leur ai demandé la date anniversaire de mon contrat qui est le 04.06.2017).
Ma question est la suivante, quelle est votre entreprise en ce qui concerne les machines à affranchir et en êtes vous satisfait ?

Par ailleurs, je souhaite envoyer un recommandé pour résilier mon contrat chez NEOPOST. Je dois donc simplement faire un courrier en indiquant les dates et numéro du contrat et mon souhait de le résilier à la date anniversaire ?

Merci pour vos réponses !

Dans tous les cas (vacances ou non) bon week end à tous !

Il faudrait voir les termes du contrat pour les respecter en vue d'une résiliation puis passer un petit marché sur l'AJI en leur disant clairement de répondre à cette demande et que leur offre sera ainsi mise en concurrence avec les autres reçues. En agissant ainsi face à une demande similaire j'ai obtenu le même matériel en neuf et moins cher qu'auparavant, même s'il s'agissait d'un autre fournisseur.

Mon établissement avait un contrat chez NEOOPOST, nous avons conclu avec La Poste un contrat Affranchigo, c'est beaucoup plus simple et sans engagement de durée, pour un coût équivalent.

J'ai rompu le contrat avec NEOPOST et ai pris PITNEY BOWES. Un peu compliquer au début pour la mise en route de la machine livrée. Mais bon maintenant ca va.

Pour ma part, après un calcul des couts avec machine à affranchir chez P.... B...., je n'ai pas reconduit mon contrat et j'ai pris un contrat affranchigo avec la Poste.

La pratique de proposer une nouvelle machine avec un réengagement sur 5 ans m'a avait été proposé à l'époque par P.... B..... Naturellement, j'ai refusé en disant que soit je ferais un MAPA soit je passerais par la Poste.

Après calculs il faut quand-même un certain volume pour que AFFRANCHIGO soit intéressant.
Moi j'ai fait un MAPA, et P...B... a répondu .
Ça marche bien, et vaut le coup financièrement.

Pas forcement. Faut faire le calcul sur une annee.

BASHAR a écrit:

Après calculs il faut quand-même un certain volume pour que AFFRANCHIGO soit intéressant.

C'est l'inverse ! Il faut une bonne quantité d'affranchissements pour rentabiliser une machine à affranchir. Le service cité comprend moins de frais fixes, mais des couts proportionnels. J'avais estimé le nombre d'affranchissements par an à dépasser pour que la MAC soit plus rentable, de tête c'était au-dessus de 4000. En lycée on les fait souvent ; en collège c'est douteux.

Le problème, c'est que La Poste entend tordre le bras des EPLE pour qu'en même temps qu'Affranchigo on lui prenne une tournée de ramassage du courrier départ. Mes calculs évoqués ci-dessus sont valables pour le seul affranchissement, cette prestation-là doit être considérée à part. Je suis très près de penser que payer environ mille écus par an pour ce service est fortement rentable au regard du coût en temps de travail d'agents, et je ne parle même pas de la problématique de l'usage d'un véhicule de service pour cela. Mais les gestionnaires d'EPLE n'ont pas l'habitude de raisonner en gestionnaires de la ressource publique, notre profession est remarquablement incapable de considérer l'ensemble des efforts consentis pour nos établissements de manière globale, et considérer qu'économiser du temps de travail vaut bien un peu d'argent au budget.

contrairement à ce qu'on peut penser au premier regard, les contrats proposés sont fortement négociable.

Dans le cadre d'un MAPA avec procédure de négociation, le prix de la machine N... a baissé de 70% par rapport à notre ancien contrat.

Ici nous sommes chez p... b... "durée du contrat: 5 ans irrévocables"... Mais ça fonctionne plutôt bien!

Après étude des coûts de ma machine chez PB + cartouche d'encre + ligne téléphonique sup pour la machine + le temps de l'agent qui va à la poste + la dispo de la voiture tous les jours à la même heure + la boîte postale + les enveloppes + le papier + etc...

Je passe par MAILEVA à la rentrée avec un affranchigo pour les courriers restant et un contrat de prise et dépose du courrier sur la tournée du facteur. Ca va me coûter environ 200 € de plus par an mais plus de tranquillité quand à la gestion de tous ce qu'il y a au dessus.

EPLE, c'est intéressant que tu parles aussi de Maileva. Ce service est méconnu, alors qu'on est assez concernés. Comment l'interface avec les outils maison (gestion vie scolaire...) a-t-elle été faite ?

ELPE a écrit:

Ca va me coûter environ 200 € de plus par an mais plus de tranquillité quand à la gestion de tous ce qu'il y a au dessus.

Pour 200 €, tu économises des dizaines d'heures de travail d'ATT, des frais de véhicule... Je crois qu'il n'y a pas assez de collègues qui font le pas, les commerciaux chargés de vendre ce truc sont inexistants ou très mauvais ! Après quelques mois de fonctionnement, si tu veux donner, ici ou dans un article sur l'IZ, un compte-rendu d'expérience, cela sera très précieux.

Tout comme l'I.Z., je serais très intéressée par des infos sur le fonctionnement concret de Maileva, les avantages/inconvénients par rapport à une MAF, et le fonctionnement quotidien (envoi des absences, du courrier administratif, tenue de registre courrier départ).
Merci par avance.

A priori on ne peut habsolument pas espérer tout faire avec Maileva. Mais si ce truc permet de faire le gros des envois, on peut imaginer revenir aux timbres pour ce qui reste.

j'ai testé maileva pour les bulletins scolaire il y a quelques années. Le système de notes était connecté avec le système maileva.

Très complexe a mettre en oeuvre à chaque trimestre. 

Des soucis liés au logiciel qui se connectait a maileva, une impossibilité totale d'ajouter un document supplémentaire avec le bulletin (nous avions en place un système archaïque de flyer de félicitations, encouragements.. signés pendant le conseil de classe et donc absolument pas intégrable dans le flux envoyé vers maileva)
Dans une même classe, en fonction des options, le bulletins pouvait tenir sur 2 pages et posait donc problème pour maileva pour une même campagne d'envoi.

Je reste pourtant persuadé de l’intérêt d'un tel outil.
Peut être que leur système d'imprimante virtuelle a la pdf creator est correct, mais sauf a réellement tester la machine, il est très certainement impossible d'en déduire les limitations et problèmes liés à chaque typologie d'établissement.

Moi j'y passe à la prochaine rentrée mais mon agence comptable l'utilise depuis 1 an. C'est en discutant avec l'agent comptable que j'ai décidé de franchir le pas.

Pour l'instant je n'en suis qu'au stade des rdv avec le commercial de la poste pour définir la mise en place.

Je sais qu'il y a une interface avec PRONOTE pour l'envoi des bulletins et ça semble bien fonctionner ailleurs. Chez nous ça concernera que le 3ème trimestre car on remet en main propre les 2 autres (ou comment l'économie d'affranchissement remet du lien entre les parents et le collège ). Le principal pense même les envoyer par mail, encore mieux. J'ai la chance d'avoir à la fois un principal et un agent comptable branchés dématérialisation.

MAILEVA ne peut pas être une solution pour 100% des courriers mais après calcul il ne me restera qu'environ 2 à 5 % de courriers en traitement physique.

De plus c'est l'occasion de formaliser des procédures d'envoi des courriers et de leurs signatures car on n'est pas obligé de donner la possibilité d'envoi par maileva à tous le monde.

Merci à l'IZ, Uluberlu et ELPE pour vos réponses.
Concernant le suivi de l'envoi du courrier, l'application Maileva fournit-elle un registre de courrier dématérialisé?

L'UGAP propose également une solution courrier avec l'imprimerie nationale.

Pompon a écrit:

Concernant le suivi de l'envoi du courrier, l'application Maileva fournit-elle un registre de courrier dématérialisé?

Sans avoir testé, il y a forcément une bonne traçabilité du travail réalisé, puisque sinon la facturation du service serait contestable...

L'intendant zonard a écrit:

Pompon a écrit:

Concernant le suivi de l'envoi du courrier, l'application Maileva fournit-elle un registre de courrier dématérialisé?

Sans avoir testé, il y a forcément une bonne traçabilité du travail réalisé, puisque sinon la facturation du service serait contestable...

Il y a un stockage des courriers envoyés. Notamment pour le module envoi en recommandé de maileva avec une durée de conservation. Pour les recommandés, cette solution est même plus sécurisante juridiquement car la poste garanti du coup le contenu du courrier.

J'ai rdv le 20 mars avec le commercial pour continuer à définir la mise en place. Je vous donnerais surement d'autres précisions.

Bonjour,

Personnellement nous avons opté pour la dématérialisation du courrier sortant avec ***
ça nous permet de faire des économies d'affranchissements d'environ 50% 
vous imprimez votre document dans votre logiciel (imprimante spécifique) et paf c'est déjà à l'imprimerie nationale
ensuite il y a un admin (ou pas en fct°) de la config qui valide le départ du courrier.
c'est pratique

attention à la résiliation avec ***, ils me font trainer depuis 1 an après m'avoir confirmé la résiliation au tél, ils m'ont envoyé un courrier avec une autre date. Date du dépôt de la machine dont ils ne peuvent fournir un justificatif. En plus ma machine était reliée à une balance avec °°°°
J'ai obtenu gain de cause avec °°°° mais toujours en conflit avec ***
Ils ne rappellent jamais, ne répondent pas aux recommandés, et vous ne tombez jamais sur la même personne sur la plateforme

Nous sommes chez ¤¤¤¤, contrat avec cartpuches comprises qui nous coûtent moitié moins que ***, l'installation se fait à distance mais parcontre les interlocuteurs répondent au tél!!!

bon courage

ELPE a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Pompon a écrit:

Concernant le suivi de l'envoi du courrier, l'application Maileva fournit-elle un registre de courrier dématérialisé?

Sans avoir testé, il y a forcément une bonne traçabilité du travail réalisé, puisque sinon la facturation du service serait contestable...

Il y a un stockage des courriers envoyés. Notamment pour le module envoi en recommandé de maileva avec une durée de conservation. Pour les recommandés, cette solution est même plus sécurisante juridiquement car la poste garanti du coup le contenu du courrier.

J'ai rdv le 20 mars avec le commercial pour continuer à définir la mise en place. Je vous donnerais surement d'autres précisions.

Je n'étais pas revenu sur ce fil et ayant quitté l'établissement, je n'ai pas vu tourner MAILEVA à plein régime donc le retour d'expérience est incomplet. Mais, je peux quand parler de la mise en place :

- Comme dit plus haut si le passage à ce système ne s'accompagne pas d'une réflexion sur les procédures liées aux courriers et aux signatures, la mise en place sera assez douloureuse car il s'agit avant tout d'un changement dans le travail quotidien : qui a accès pour valider l'envoi ? comment s'organise le circuit de relecture/visa des courriers si on n'imprime pas ? etc...
- Plus de la moitié des futurs utilisateurs n'ont pas suivi la formation car ils avaient... autre chose à faire. Donc avant de quitter le bahut j'ai fait un tuto pour une prise en main rapide. Reste le guide donné par la poste qui est assez bien fait.

Donc projet mis en place mais sans le retour complet. Je l'ai utilisé moi-même que pendant 2 mois.

bonjour

on utilise maileva depuis quelques années.
Je pense qu'il y a un malentendu sur le produit. Maileva n'a pas vocation à remplacer une machine à affranchir mais à s'y substituer en partie.
La plus value est le gain de temps en échange d'un surcoût. un commercial de La Poste vous expliquera tout çà très bien.

Concrètement on l'utilise couplé avec le logiciel de suivi de la vie scolaire qui équipe 50% ou plus des EPLE de France : Communication aux parents, envoi des absences, etc.

Mais, surtout, à l'intendance pour l'envoi des courriers en masse : frais scolaires issus de GFE, relances, etc.
On dépose un pdf de plusieurs centaines de pages et zou 5 minutes après le courrier est parti. Il sera imprimé plié mis sous pli timbré et posté. La Poste matérialise notre dématérialisé en quelque sorte.
Mais passer par maileva pour chaque courrier spécifique envoyé à une personne, c'est plus de temps (et d'argent!) que poster à l'ancienne donc pour celles et ceux qui pensaient avoir trouvé l'astuce pour s'échapper des preneurs d'otages que sont les loueurs de machines à affranchir, c'est loupé.

On peut aussi imaginer faire passer le gros des flux par un service dématérialisé, et revenir aux timbres pour ce qui reste...

Moi ce que j'aimerais pouvoir faire, c'est une mutualisation entre établissements pas trop éloignés. Mais bon, on a tous la flemme...

l'année dernière on a mutualisé à 8 bahuts la mise en concurrence des machines à affranchir. résultats une économie de 70% avec machine entre 240 €ht/an pour les petits modèles avec balance et 460€ht/an pour les machines de compet avec chargeur et balance.


(ps : tarifs très bien, mais la grande entreprise nationale a galéré à nous rendre nos contrats !)

Non, pas faire un groupement de marché pour acheter chacun sa machine, mais un groupement de services pour utiliser une machine à plusieurs : si on le systématisait entre le lycée et le collège en face, on ferait des économies formidables, en divisant par deux les coûts, mais aussi en temps de travail pour aller jusqu'au bureau de poste, etc.

Bonjour,
Vénérable intendant zonard , votre idée de mutualisation de la machine à affranchir m'intéresse.
Concrètement, comment faut-il que je procède pour cette mutualisation? le collège du village est à moins d'un km de mon lycée..
Merci

L'intendant zonard a écrit:

Non, pas faire un groupement de marché pour acheter chacun sa machine, mais un groupement de services pour utiliser une machine à plusieurs : si on le systématisait entre le lycée et le collège en face, on ferait des économies formidables, en divisant par deux les coûts, mais aussi en temps de travail pour aller jusqu'au bureau de poste, etc.

j'avais bien compris, ton expression est encore compréhensible pour mes quelques neurones.    Je me permettai seulement de compléter modestement les possibilités. quand je vois la difficulté sur un sujet comme celui là à faire accepter une négociation commune, il m'aurait fallu 4 ans pour expérimenter 2 jours une mutualisation postale.

naty33 a écrit:

Bonjour,
Vénérable intendant zonard , votre idée de mutualisation de la machine à affranchir m'intéresse.
Concrètement, comment faut-il que je procède pour cette mutualisation? le collège du village est à moins d'un km de mon lycée..
Merci

prendre rdv avec son collègue, se mettre d'accord sur qui va à La Poste (un le matin pour BP si elles existent, un le soir pour déposer le courrier / semaine pair - impaire / jours A ET C - jours B et D, etc.), qui amène le courrier du collège au lycée ou l'inverse (par exemple l'établissement qui n'affranchit pas emmène son courrier à celui qui affranchi), configurer deux services dans la machine à affranchir : service 1 = établissement X, service 2 = établissement Y..., formaliser une convention avec tout ça en prévoyant les modalités de refacturation et de répartition des charges fixes (location machine, cartouches).

ne pas oublier d'accepter qu'on a tous le droit à l'erreur et que ce n'est pas parce qu'il y a un loupé un jour à cause d'un agent malade que c'est la fin du monde.

Selon moi il faut un EPLE porteur qui assure l'ensemble du boulot, et fait un mémoire pour l'établissement ou les établissements bénéficiaires de son infrastructure. J'imagine un système dans lequel on diviserait les dépenses de la période au  prorata des montants affranchis... Un mémoire transmis par Chorus pro tous les trimestres, et c'est plié.

Pour l'établissement support, c'est une toute petite complication qui se trouve compensée par une économie sur le poste d'affranchissement, par mutualisation des frais fixes. En prime on pourrait demander à l'établissement bénéficiaire de déplacer le courrier vers le bureau de poste, par exemple : le collège désargenté fait une grosse économie et consent un détour par le lycée pour son agent qui avant allait à la poste ; le gros lycée économise du temps de travail et amortit son équipement en matériel. Ca se conventionne en trois coups de cuiller à pot ! Sauf qu'il faut établir la convention à l'instant T, et que le collège se débarrasse de son ancienne machine à l'instant T+X... C'est ce genre de détail qui pourrit tout.