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grand écart

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Message  marquis de Carabas le Mer 15 Juin 2016 - 16:34

Bonjour à tous
Voila. Mon comptable me demande d'expliquer en régie un écart de 36 centimes entre un ticket de remise de chèques et la somme encaissée sur le compte du Trésor. Il n'y a pas d'erreur sur le ticket : les sommes sont bien conformes à celles des bordereaux repris dessus. Il est tout à fait probable que je me sois trompé lors de la saisie d'une des sommes dans GFC. (les raisons ne manquent pas : bras plus assez long pour lire correctement, doigts plus larges que les touches du clavier, cerveau en manque de caféïne, etc). Mais comment puis-je le vérifier, puisque je n'ai plus les chèques ? Bien sur, les chèques ne paient pas des créances. Il s'agit de recettes internes (voyages. sorties, avances d'internat). La seule chose que je peux voir pour l'instant, c'est que les sommes sont cohérentes avec celles demandées aux élèves pour les sorties. Je suppose qu'à l'avenir je devrai faire une photocopie de tous les chèques avant de les envoyer à l'encaissement. Mais aujourd'hui ? Faut il demander une copie de tous les chèques au Trésor ? Puis-je seulement payer les 36 centimes ? Y a t il un seuil au dessous duquel on peut laisser tomber l'affaire ? Comment puis-je me dépatouiller de tout ça ?

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Re: grand écart

Message  volcan le Mer 15 Juin 2016 - 16:41

marquis de Carabas a écrit:Bonjour à tous
Voila. Mon comptable me demande d'expliquer en régie un écart de 36 centimes entre un ticket de remise de chèques et la somme encaissée sur le compte du Trésor.
Le comptable a envoyé des chèques pour 200, il a pris 200 en écriture, et il doit avoir 200 en retour.
Si les Finances ne créditent que de 199 ce sont eux qui doivent expliquer pourquoi il y a cette différence.
De toutes façon c'est au comptable de s'adresser aux Finances pas au gestionnaire.
Cela dit 0.36 ca se gère tranquille.

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Re: grand écart

Message  Kieren le Mer 15 Juin 2016 - 17:19

J'ai parfois le cas.
La DDFiP me contacte pour m'indiquer qu'il y a un écart entre le ticket de remise et les chèques remis. Je transmets les bordereaux de chèques correspondants, la DDFiP fait le pointage et m'indique où il y a un problème.
Je fais ensuite les corrections nécessaires dans GFC (diminution d'un encaissement ou encaissement complémentaire).

Sans avoir les chèques sous les yeux, impossible de faire le moindre pointage...

Pour les photocopies des chèques, je ne le fais pas et les régisseurs non plus (ils envoient directement leurs chèques à la DDFiP). C'est pour moi un travail qui n'est pas assez rentable au vu du nombre très limité d'incidents.

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Re: grand écart

Message  Bozinchu le Mer 15 Juin 2016 - 20:16

ça m'est arrivé deux ou trois fois et je confirme que la photocopie des chèques ne vaut pas le coup

Par contre il faut leur demander la liste des chèques encaissés et on pointe avec la FE ou la FQE
on trouve alors facilement l'erreur...

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Re: grand écart

Message  cyorelle le Mer 15 Juin 2016 - 21:02

Quand je trouve une anomalie entre le bordereau transmis et le retour sur le compte DFT, je contacte par mail le référent DRFIP demandant un complément d'information pour identifier l'anomalie.
Un fichier csv m'est transmis (reprenant les informations du bordereau des chèques : n° du chèque et montant encaissé par le STC). A charge pour moi d'identifier la différence entre le bordereau transmis et le retour du STC.
Une fois le problème identifié, le référent DRFIP me transmets un scan du chèque litigieux. Dans 99 % des cas, le STC fait une correction car c'est la somme en lettres qui prévaut et non la somme en chiffres.

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Re: grand écart

Message  peko le Mer 15 Juin 2016 - 21:34

Bozinchu a écrit:ça m'est arrivé deux ou trois fois et je confirme que la photocopie des chèques ne vaut pas le coup

Par contre il faut leur demander la liste des chèques encaissés et on pointe avec la FE ou la FQE
on trouve alors facilement l'erreur...

Je pense au contraire que cela peut-être utile. Nous utilisons un logiciel privé qui scanne les chèques et cela m'a permis de montrer que c'était le STC qui s’était trompé sur deux chèques d'un même bordereau.... le lendemain de mes échanges de mail avec le Trésor, nous avions le virement de la différence.

En l’occurrence, pour l'un il y avait différence entre les sommes en toutes lettres et le montant en chiffres, ils avaient gardé le montant en chiffres. Pour le deuxième, ils avaient pris un montant n'ayant rien à voir.

Ne pas oublier qu'ils sont aussi susceptibles d'erreurs, notamment les personnes en formation et autres stagiaires...

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Re: grand écart

Message  peky le Mer 15 Juin 2016 - 21:35

Bonjour,

J'ai encore eu le cas cette semaine -0,70€.
Demande auprès DDFIP, Retour fichier STC, contrôle liste.
Scan de chq litigieux, comparaison.
2 chqs mal interprétés par lecteur STC (les montants en lettres étaient corrects comme quoi), correction en cours.
L'erreur peut aussi être dans l'autre sens.

J'ai eu une fois au début de la mise en place du système un chq de 50€ qui a été lu 500€ affraid débiteur content, correction assez longue..

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merci à tous

Message  marquis de Carabas le Jeu 16 Juin 2016 - 11:25

Ok, merci à tous pour votre aide.

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Re: grand écart

Message  V.M.B le Jeu 16 Juin 2016 - 11:43

Conclusion: les automatismes ont leurs limites et ne dispensent pas d'une vérification via coup d'oeil acéré de chaque chèque, notre société sur informatisée et automatisée oublie le simple bon sens. Suffit de prendre la liste et la pile et ça va vite, le temps soi disant perdu à contrôler est plus que largement repris en cas de pépin.

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Re: grand écart

Message  néthou le Jeu 16 Juin 2016 - 13:43

peko a écrit:Je pense au contraire que cela peut-être utile. Nous utilisons un logiciel privé qui scanne les chèques...
Un logiciel qui scanne ?
Une application en liaison avec un scanner ou la fonction scan d'un photocopieur ?

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Re: grand écart

Message  peko le Jeu 16 Juin 2016 - 15:26

néthou a écrit:
peko a écrit:Je pense au contraire que cela peut-être utile. Nous utilisons un logiciel privé qui scanne les chèques...
Un logiciel qui scanne ?
Une application en liaison avec un scanner ou la fonction scan d'un photocopieur ?

Un lecteur de chèque qui permet de scanner le-dit chèque, le tout relié au logiciel de demi-pension.

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