Don de l'EPLE pour un voyage

Bonjour à tous,

Je rencontre un cas inédit pour moi pour un voyage scolaire. Nous avons eu cette année dans l'établissement une résidence du théâtre de la ville, avec création d'une pièce de théâtre avec nos élèves. Cela a tellement bien marché que le directeur d'un autre théâtre qui a vu la pièce a proposé d'emmener la troupe de nos élèves au Festival d'Avignon (dans le cadre d'un programme réservé aux élèves théatreux subventionné par le ministère de la culture, d'après ce que j'ai compris...).

Premier point : la gestion de ce voyage serait faite par le théâtre municipal. Est-ce que cela vous paraît anormal. Ce sont nos élèves, mais hors période scolaire (fin juillet). De plus, vue la multitude des intervenants (il y aura subvention de la Drac, de la mairie, fonds propres du théâtre) et dans la mesure ou cela s'inscrit dans un programme particulier dont j'ignore tout, cela me paraît très difficile que ça soit moi qui gère (sans parler des délais !)

Deuxième point : le théâtre souhaite demander une participation aux familles et mon CE souhaite que l'établissement prenne cette participation à sa charge. C'est budgétairement possible. Mais concrètement, quelle forme cela doit-il prendre ? J'avais pensé à faire voter en CA un don au théâtre (un peu sur le modèle du don à l'UNSS). Ou alors, le théâtre qui nous refacture une partie des frais ?
Merci de vos conseils.

Gestion par le théâtre avec convention avec l'EPLE pour acter la participation financière de l'établissement au projet.
Acte du CA et convention seront les PJ pour le paiement de la participation.
La convention précisera les modalités d'organisation et il me semble plus que souhaitable que la responsabilité de l'EPLE dans ce bousin soit limité au seul paiement de la participation.

Merci Volcan pour vos réponses, je n'avais pas pensé à une convention. Mon prochain CA est dans 3 semaines, cela me laisse le temps de préparer tout ça.