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suivi EPA sur denrées alimentaires : méthode

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Message  Taz le Lun 20 Oct 2014 - 15:13

Bonjour, 

je suis à la recherche d'une méthode permettant, au moment de la liquidation de factures, de pouvoir facilement ventiler lorsque cela est nécessaire, les différentes lignes de cette facture sur l'EPA.

Je m'explique, mais j'imagine ne pas être le seul dans ce cas de figure : 
pour un même fournisseur et sur une même facture, certains produits peuvent avoir fait l'objet d'un marché formalisé (groupement d'achat par exemple) et d'autres non, donc devoir être ventilé sur plusieurs rubriques et/ou procédures listées dans l'EPA.

La difficulté rencontrée est de pouvoir facilement répartir ces différentes "catégories" de produits dans l'EPA, sans être obligé de comparer chaque ligne de produit avec chaque liste de prix du marché (ou pas, en cas de non présence au marché)

Pour l'instant, je ne vois que la possibilité de connaitre sur le bout des doigts tous les produits aux marchés formalisés, mais cette méthode outre le fait qu'elle impose un apprentissage long, pénible et abrutissant, ne me convient guère.

Je devine, sans pouvoir le formaliser parfaitement, que presto serait un bon allié dans cette chasse aux moulins à vent que ce travail représente.

Si vous avez une méthode autre que celle décrite plus haut (celle ou une mémoire eidétique est requise) je suis preneur! drunken
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Message  Vénérable Intendant le Lun 20 Oct 2014 - 16:45

Autre méthode ?
Ne pas suivre l'EPA.
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Message  Alomero le Lun 20 Oct 2014 - 19:01

En fait il y a deux problèmes. Le premier est de savoir si on liquide les bons montants et nécessite donc de vérifier l'exactitude de chaque montant individuel par rapport aux marchés, quelles que soient les procédures. Le second est le suivi des seuils dans l'EPA et nécessite donc d'identifier pour chaque produit quelle est la procédure concernée mais juste pour reporter au moment de la liquidation un montant global pour chaque procédure. Cela fait deux contrôles différents.

Pour les montants, on peut effectivement s'appuyer sur Presto mais aussi sur GFC. Sur Presto, on peut faire les bons de commande qui sortiront un bon aux tarifs tels qu'on les aura renseignés après l'attribution du marché, mais il faudra veiller à créer des engagements dans GFC qui correspondent à ces commandes pour avoir une SDE à jour du SRH. Sur GFC, on peut créer ou modifier chaque article concerné en lui donnant en début de marché (groupement ou MAPA) la bonne référence, le bon prix et le bon conditionnement, et en n'oubliant pas de cocher au préalable "à conserver" afin que ces informations demeurent en mémoire toute l'année et facilitent l'émission d'un bon au tarif de chaque marché. Je préfère cette solution qui permet d'avoir une SDE à jour.

Pour les procédures de marché, il ne doit pas y avoir cinquante fournisseurs ayant à la fois des produits au groupement d'achat et suite à un marché à bons de commande. Mais au pire, si tel est le cas, on peut faire le distinguo en amont en émettant soi-même des bons de commande différenciés (un bon au tarif groupement et un bon au tarif marché). A défaut d'obtenir des factures séparées, il est dès lors possible de se reporter aux fiches d'approvisionnement pour retrouver ses petits rapidement et voir à quelle procédure se rapporte chaque ligne. 

Ceci étant, c'est vrai que ces solutions déplacent le problème au niveau de l'approvisionnement plutôt qu'au niveau de la liquidation mais je pense que les contrôles doivent se faire le plus tôt possible dans les opérations de dépense, donc avec les approvisionnements et bons de commande plutôt qu'avec les factures. Cela permettrait d'identifier les erreurs de montant et de les signaler dès réception du bon de livraison que l'on recoupe avec la fiche d'approvisionnements, ceci même avant émission de la facture.

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Message  Winnie le Mar 21 Oct 2014 - 8:58

Alomero a écrit:on peut faire le distinguo en amont en émettant soi-même des bons de commande différenciés (un bon au tarif groupement et un bon au tarif marché).
C'est ce que nous pratiquons ici, pour une raison pratique : en l'absence de possibilité de délégation de signature du CE à l'AC, les bons de commandes Presto sont établis selon le destinataire et vont soit dans le parapheur du CE, soit dans le parapheur de l'intendance.
Autre piste : certains fournisseurs ont la possibilité d'émettre des factures séparées. Mais c'est utile seulement si la distinction a déjà été établie au moment de la commande.


Alomero a écrit:Sur Presto, on peut faire les bons de commande qui sortiront un bon aux tarifs tels qu'on les aura renseignés après l'attribution du marché, mais il faudra veiller à créer des engagements dans GFC qui correspondent à ces commandes pour avoir une SDE à jour du SRH.
Whaouh ! Tu m'impressionnes.
J'attends depuis longtemps le transfert des commandes de Presto vers GFC pour générer les engagements, je ne prends pas le temps de faire cette saisie.

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Message  Taz le Mar 21 Oct 2014 - 9:54

Merci pour ces éclairages.

Il apparaît évident que des engagements générés automatiquement par Presto serait la solution la plus naturelle (avec affectation dans l'EPA puisque les informations existent)...mais malheureusement absente. Que font les développeurs?! trop occupés a fabriquer GFC Web?

Il y a effectivement nécessité d'un double contrôle, a la fois sur le prix facturé et celui négocié au marché (merci les marchés avec prix ré-actualisés mensuellement...) qui peux être évité en utilisant les bon de commande presto avec les bonnes consignes au magasinier/chef de cuisine/administratif saisissant les BDC presto : PAS DE MODIFICATION DU PRIX!! Point de cela chez moi pour le moment, mais on va tenter de changer les habitudes.

Le 2ème contrôle a apporter est celui de la répartition d'une facture sur une ou plusieurs procédures de marché et /ou rubrique de l'EPA.
La saisie des approvisionnements denrée dans GFC devient caduque  dès lors qu'on saisie ses BDC sous presto. Cette méthode me semble donc limitée dès lors que l'on a un SRH avec plus de 200 élèves.

Reste la technique d'engager comme il faut ses BDC presto sous GFC avec la bonne ventilation. Malheureusement, je constate que les BDC de presto ne mentionnent pas clairement si tel ou tel produit est au marché, rendant de fait cette ventilation impossible a faire avec le bon de commande sous les yeux.

Comme chez vous, on pourrait demander au magasinier/cuisinier de saisir des BDC séparés, mais cette solution rend les choses très bureaucratiques du point de vue des agents effectuant cette saisie. Je n'ai pas envie de rajouter des contraintes dans ces opérations eu égard au susceptibilités de certains.

Je me retrouve pour l'instant dans un fonctionnement assez erratique qui ne me satisfait pas du tout.
Je creuse la piste de supprimer la saisie des ventilations de marché sous GFC puisqu'elle existe de facto dans Presto pour l'alimentaire, et qu'elle se complète toute seule comme une grande dès lors que l'on a complété sa liste des denrées au marché.
A un instant T de l'année, une soustraction entre ce qui est "au marché" et le reste de l'inventaire, si l'on a identifié ses produits en les classant par catégorie, devrait suffire a suivre son EPA denrées. (les extractions FLORES semblent pouvoir permettre de tripatouiller sur excel son inventaire et mouvements de stock, donc d'obtenir les chiffres que l'on désire)
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Message  Alomero le Mar 21 Oct 2014 - 10:10

Winnie a écrit:Whaouh ! Tu m'impressionnes.
J'attends depuis longtemps le transfert des commandes de Presto vers GFC pour générer les engagements, je ne prends pas le temps de faire cette saisie.
Il n'y a pas de quoi être impressionnée, c'est parce que j'ai la flemme que je préfère GFC avec des droits limités sur la série SRH pour les intéressés, ce qui évite la double saisie et permet de travailler avec l'EPA geek

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Message  Taz le Mar 21 Oct 2014 - 11:55

Vénérable Intendant a écrit:Autre méthode ?
Ne pas suivre l'EPA.

On signe où pour avoir le droit d'adopter ce fonctionnement?!!
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Message  Vénérable Intendant le Mar 21 Oct 2014 - 12:01

Le suivi de l'EPA n'est pas une obligation que je sache.
Ce qui est obligatoire c'est de définir ses besoins. Un EPA hors GFC bien fait au départ et une bonne connaissance de ses achats suffisent dans 95 % des bahuts.
Surtout que les lignes de nomenclature a plus de 15 000 € HT il y en a pas des tonnes en général.
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Message  Vénérable Intendant le Mar 21 Oct 2014 - 12:04

D'ailleurs faut pas se faire d'illusion : qui va faire une publication MAPA pour une commande de 100 € en novembre tout simplement parce que son suivi EPA vient d'indiquer qu'il venait de dépasser les 15 000 € HT dans la ligne ?
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Message  Taz le Mar 21 Oct 2014 - 16:27

Vénérable Intendant a écrit:Le suivi de l'EPA n'est pas une obligation que je sache.
Ce qui est obligatoire c'est de définir ses besoins. Un EPA hors GFC bien fait au départ et une bonne connaissance de ses achats suffisent dans 95 % des bahuts.
Surtout que les lignes de nomenclature a plus de 15 000 € HT il y en a pas des tonnes en général.

La prévision semble en effet obligatoire, mais une prévision sans suivi n'a (à mon avis)  absolument aucun sens. Comment prévoir la prochaine fois si l'on est incapable d'ajuster cette prévision au réel N-1 a partir d'éléments factuels enregistrés?

Après, l'EPA étant du ressort de l'ordonnateur, j'ai bien l'impression que son absence ou son manque de rigueur dans le suivi n'émoustille pas plus un comptable qui à certainement d'autres préoccupations pour ne pas mettre en jeux sa responsabilité pécuniaire.

Mais ça me chiffonne un peu quand même cette histoire d'EPA, aussi farfelu que l'EPCP dans son suivi...il n'en reste pas moins (sauf erreur de ma part) réglementaire vis à vis du CMP, et particulièrement ch**nt a suivre.

Si d'aventure j'arrivais à pondre une méthode, autre que celles citées plus haut qui paraissent difficilement applicable chez moi, j'en ferais part (mais pour le moment, c'est mal barré)
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