Billets d'avion, entrées de musées avant ordonnancement et avant service fait

Les récents documents sur ces notions de DAO, DASF, paiement CB par internet ont fait l'objet de plusieurs explicitations.
Article dans AJI (excellent ), fiche procédure de l'académie de Toulouse, tableau récap de la DAF A3 etc.
Ces explicitations ont au moins eu le mérite de me permettre de comprendre (je l'espère) les tenants et les aboutissants de ces questions.

Cependant j'ai une question. Pour les dépenses type achats de billets d'avion (mobilités ERASMUS de professeurs) ou encore d'entrées de musée (dans le cadre d'un voyage scolaire) supérieures à 230 € existe-t-il une réponse compatible avec la réglementation permettant de réaliser ces dépenses avant ordonnancement et avant service fait ?

Pour moi, non. Car ce ne sont pas des dépenses qui sont autorisées dans le cadre des DAO et des DASF d'une part.
Et d'autre part, faire ces dépenses après mandatement serait la solution (car les dépenses sur internet sont autorisées dans ce cas) mais pb de la PJ car au moment du paiement point de facture.

Deuxième question donc : quelle est votre pratique ?

Ma suggestion pour ne pas tout bloquer : ouvrir la porte au coup par coup en se contentant d'une copie d'écran au moment du paiement et de la facture en bonne et due forme postérieurement au paiement. C'est très, très limite mais je ne vois pas comment faire autrement.

Bonjour,

A mon sens, les entrées au musée relèvent de l'A2 tiret 6 de l'arrêté du 22 12 17 donc payable avant service fait.
Par ailleurs, je t'invite à consulter les brèves de septembre 2017 de l'Ac d'Aix Marseille (p 42) sur la facturation des visites au musée.

Pour les billets d'avion des enseignants dans le cadre d'ERASMUS il ne s'agit pas d'une dépense de "voyage touristique scolaire" mais de frais de déplacements ; la nuance mérite attention, notamment au niveau de l'imputation et des PJ.
Ma pratique est simple : je passe par un voyagiste. On me dira que c'est plus cher et je répondrai que la tranquillité à un prix que j'accepte surtout lorsqu'elle est subventionnée.Il y a aussi la possibilité très pratique de faire une avance sur frais de déplacement au prof qui se débrouille, choisi son vol, paye avec sa carte (puisqu'il a les sous de l'avance). Il y a aussi la possibilité d'acheter les billets.

Les entrées aux musée sont payables avant service fait.

Pour les entrées de musée, oui, elles sont payables avant service fait.
Mais pas avant ordonnancement et c'est là tout le pb ...

Bonjour,

dans le cadre d'ERASMUS+, nous avons fait appel à un voyagiste pour les billets d'avion. C'est moi qui ai commandé les billets directement, et donc qui ai mandaté la facture (l'avance sur le forfait ne concernait ni les billets d'avion ni les frais de formation). 
J'ai mandaté après service fait en joignant au mandat :
- les ordres de mission
- l'attestation de formation
- la convention avec ses annexes financières
- la facture du voyagiste

L'AC a donc pu payer la facture. je ne suis pas certaine qu'elle aurait pu le faire dans le cadre d'un mandat avant service fait (la facture dépassait les 230 €).

catiteo a écrit:

Bonjour,

dans le cadre d'ERASMUS+, nous avons fait appel à un voyagiste pour les billets d'avion. C'est moi qui ai commandé les billets directement, et donc qui ai mandaté la facture (l'avance sur le forfait ne concernait ni les billets d'avion ni les frais de formation). 
J'ai mandaté après service fait en joignant au mandat :
- les ordres de mission
- l'attestation de formation
- la convention avec ses annexes financières
- la facture du voyagiste

L'AC a donc pu payer la facture. je ne suis pas certaine qu'elle aurait pu le faire dans le cadre d'un mandat avant service fait (la facture dépassait les 230 €).

A la lecture de ceci je pose une question, sur quelle base as tu pris en charge les frais de mission des enseignants ?

Pour mes entrées à payer par CB sur le net (donc sans facture préalable à l'ordonnancement), c'est cuit donc je vais simplement rappeler la possibilité des 230 €.

Une question connexe s'agissant d'ERASMUS : les forfaits séjour pour les professeurs sont supérieurs à ceux proposés par la réglementation française.

Je propose ici de faire passer ces forfaits ERASMUS en CA car au vu de tout ce que j'ai lu cela me semble possible.

J'ai une autre demande interne concernant ces remboursements : les professeurs demandent donc l'application de ces forfaits ERASMUS et dans le même temps que les remboursements soient effectués sur la base de justificatifs. Une sorte de remboursement au réel plafonné au forfait ERASMUS. Même si je comprends l'intention louable, il me semble que ce n'est pas possible.
Qu'en dites vous ?

Pour mémoire, j'ai beaucoup appris sur la manière de gérer les mobilités ERASMUS (élèves, personnels et accompagnateurs) en lisant toute la prose du forum et en m'inspirant du doc de synthèse disponible sur ESPAC'EPLE (http://espaceple.org/IMG/pdf/-113.pdf) ... merci à tous donc !

Nicolas a écrit:

J'ai une autre demande interne concernant ces remboursements : les professeurs demandent donc l'application de ces forfaits ERASMUS et dans le même temps que les remboursements soient effectués sur la base de justificatifs. Une sorte de remboursement au réel plafonné au forfait ERASMUS. Même si je comprends l'intention louable, il me semble que ce n'est pas possible.
Qu'en dites vous ?

Ma réponse est catégorique. Un règlement ERASMUS n'aura jamais la priorité chez moi sur le décret de 2006 et les textes d'application.
Par contre le CA peut prendre un acte dérogatoire pour certains tarifs de remboursement. Attention cependant on ne peut déroger que si le décret le prévoit : et il ne le prévoit pas pour tout.

Les "forfaits ERASMUS" sont une sorte de droits de tirage financiers, t'indiquant la somme dont tu peux disposer, et qui permettent à ERASMUS de faire le point en fin de projet, pour juger de ta PERFORMANCE.
Donc si tu dépenses moins, tu peux mettre l'argent autre part sur le projet, ERASMUS s'en fiche (les règles de fongibilité sont dans la convention)
Ils l'expliquent très bien lors des formations...
Donc à moins de prendre une délib dérogatoire sous conditions, comme dit le Grand Sachem....

Oui enfin pour ce qui concerne la fongibilité des frais de séjour tu es plutôt limité. Généralement si tu as un excédent financier tu l'utilises pour faire plus de jour de mobilité et cela jouera sur ta performance. Mais si tu es à 100% de réalisation, tu fais la recette si les conditions acquisition du droit sont réalisées.

Car rappelons le l'ensemble des postes budgétaires fonctionnent selon le principe du coût unitaire. Si le projet a été mise en œuvre à 100%, il ne peut y avoir de reliquat à la fin. On ne fais pas la recette au vu de la dépense, surtout en fin de projet.

Pour ce qui es du taux Erasmus supérieur à l'arrêté de 2006 cela m'étonne, je constate généralement des taux inférieurs. Mais je ne connais pas tous les projets et les taux viennent d'être revalorisés.

Enfin, si Nicolas explique à ses profs qu'avec l'arrêté de 2006 ils ont de grandes chances de faire du bénefs, la demande interne de dérogation devrait s'arrêter.

Rien ne s'oppose à une délib du CA fixant des forfaits de remboursement différents de la réglementation nationale.

En revanche, sur la possibilité de rembourser 'au réel' dans la limite de forfait ainsi voté je suis plus circonspect car je n'ai pas vu/lu que cet type de dérogation était possible.

Même si l'idée - je rejoins Bashar - est d'utiliser l'argent ainsi économisé afin de créer de nouveaux stages à l'étranger pour les élèves.

Mais entre une idée louable et une règle comptable mon choix est vite fait  ... même si limiter la possibilité aux personnels de 'gagner' de l'argent sur ces sommes de me déplairait pas !

ATCQ a écrit:

(...)Enfin, si Nicolas explique à ses profs qu'avec l'arrêté de 2006 ils ont de grandes chances de faire du bénefs, la demande interne de dérogation devrait s'arrêter.

Hébé non, justement !

Ce sont eux qui me disent qu'ils ne veulent surtout pas faire du bénéfice sur ces crédits ERASMUS+ ...

Bon, ce sont des profs de LP.

Nicolas a écrit:

ATCQ a écrit:

(...)Enfin, si Nicolas explique à ses profs qu'avec l'arrêté de 2006 ils ont de grandes chances de faire du bénefs, la demande interne de dérogation devrait s'arrêter.

Hébé non, justement !

Ce sont eux qui me disent qu'ils ne veulent surtout pas faire du bénéfice sur ces crédits ERASMUS+ ...

Bon, ce sont des profs de LP.

C'est tout à leur honneur. Moi les miens, pour une première mobilité dans une petite ville d'Italie Italie (220 euros par jour), ont fait 800 euros de bénéf.

Du coup lorsqu'il sont partie à Londres où la vie est  plus chère, ils ont ont fait la gueule.

Nicolas a écrit:

Rien ne s'oppose à une délib du CA fixant des forfaits de remboursement différents de la réglementation nationale.

En revanche, sur la possibilité de rembourser 'au réel' dans la limite de forfait ainsi voté je suis plus circonspect car je n'ai pas vu/lu que cet type de dérogation était possible.

Article 7 du décret de 2006. On fixe un montant maxi (pas un forfait) et on rembourse au réel.

volcan a écrit:

Nicolas a écrit:

Rien ne s'oppose à une délib du CA fixant des forfaits de remboursement différents de la réglementation nationale.

En revanche, sur la possibilité de rembourser 'au réel' dans la limite de forfait ainsi voté je suis plus circonspect car je n'ai pas vu/lu que cet type de dérogation était possible.

Article 7 du décret de 2006. On fixe un montant maxi (pas un forfait) et on rembourse au réel.

Merci !!!

Je n'étais pas très sûr pour ce qui concerne l'interprétation du dernier alinéa et le fait de rembourser au réel ...

ATCQ a écrit:

catiteo a écrit:

Bonjour,

dans le cadre d'ERASMUS+, nous avons fait appel à un voyagiste pour les billets d'avion. C'est moi qui ai commandé les billets directement, et donc qui ai mandaté la facture (l'avance sur le forfait ne concernait ni les billets d'avion ni les frais de formation). 
J'ai mandaté après service fait en joignant au mandat :
- les ordres de mission
- l'attestation de formation
- la convention avec ses annexes financières
- la facture du voyagiste

L'AC a donc pu payer la facture. je ne suis pas certaine qu'elle aurait pu le faire dans le cadre d'un mandat avant service fait (la facture dépassait les 230 €).

A la lecture de ceci je pose une question, sur quelle base as tu pris en charge les frais de mission des enseignants ?

L'annexe financière n°4 de la convention comporte un tableau découpé en 3 parties, il s'agit de 3 groupes de pays (en fonction du coût de la vie dans lesdits pays).
Un exemple : 106 € / personne / jour de forfait pour la Grèce
Donc pour l'avance, j'ai calculé 106 X 7 jours = 742 € que je divise par 70% (pourcentage d'avance voté en CA). Ils partent donc avec 519,40 € d'avance. Par contre, pour les justificatifs, aucun ne sera transmis à l'AC, je les conserve dans l'établissement pour le contrôle d'ERASMUS. 
Pour ce qui est du "bénéfice", petit exemple : pour la mobilité précédente, les enseignants ont dépensé 329 € / personne au réel mais ont eu un remboursement de forfait de 644 €. D'où une situation litigieuse entre l'Ac et les enseignants.

Tu as un acte du CA pour déroger au tarif forfaitaire de l'arrêté du 3 juillet modifié ?

volcan a écrit:

Tu as un acte du CA pour déroger au tarif forfaitaire de l'arrêté du 3 juillet modifié ?

Nous avons voté au CA d'octobre une avance pouvant s'élever au maximum à 75% du forfait total. Du coup, ce sont 70 % qui ont été appliqués pour cette mobilité. J'avais demandé, au préalable, le conseil de la DIVET, qui a approuvé.

Tu as donc appliqué les taux Erasmus sans voter une dérogation au décret de 2006. Désolé mais un fontionnaire en mission est un fontionnaire en mission, Erasmus ou pas. Donc sauf dérogation prévue et votée en CA il faut appliquer les taux prévus par l'arrêté de 2006.

Et l'avance de 75% n'a pas besoin d'un acte du CA l'arrêté de 2013 le prévoit.

Si un service académique a validé ce que tu as fais j'me dis qu'avec des amis comme ça on a pas besoin d'ennemis.

ATCQ a écrit:

Tu as donc appliqué les taux Erasmus sans voter une dérogation au décret de 2006. Désolé mais un fontionnaire en mission est un fontionnaire en mission, Erasmus ou pas. Donc sauf dérogation prévue et votée en CA il faut appliquer les taux prévus par l'arrêté de 2006.

Et l'avance de 75% n'a pas besoin d'un acte du CA l'arrêté de 2013 le prévoit.

Si un service académique a validé ce que tu as fais j'me dis qu'avec des amis comme ça on a pas besoin d'ennemis.

Je crois que je vais devoir me pencher (plus) sérieusement sur cette question...merci :-)

Bonjour,
dans les dépenses avant service fait, après ordonnacement, il apparaît "les prestations" de voyage.
Est-ce qu'il faut comprendre les prestations de voyage au sens large, càd avec par exemple achat de transport sec, ou est-ce à prendre dans le sens strict prestations passées avec un organisme de voyage (licence ou agrément) ?

Pour moi au sens large

question a écrit:

Bonjour,
dans les dépenses avant service fait, après ordonnacement, il apparaît "les prestations" de voyage.
Est-ce qu'il faut comprendre les prestations de voyage au sens large, càd avec par exemple achat de transport sec, ou est-ce à prendre dans le sens strict prestations passées avec un organisme de voyage (licence ou agrément) ?

L'achat de transport "sec" est une prestation de voyage.

un grand merci !