rejet de mandat dans un fichier de paye global GOSPEL ?

Bonjour,

Petit problème

Un CFA "gigogne" (Budget Annexe d'un EPLE rattaché à notre agence comptable) réalise tous les mois une importante paye avec GOSPEL (100 personnes environ : vacataires, CDD, CDI qui interviennent au CFA et dans les 4 ou 5 UFA)

A l'origine le collègue liquidait formateur par formateur. Ce qui lui faisait une double saisie : dans GOSPEL et dans GFC, avec parfois qq erreurs, notamment à cause d' homonymies.

Depuis quelques temps le mandat est fait globalement à "divers créanciers", avec journal de paye à l'appui bien sûr, et un fichier de paiement issu de GOSPEL est transmis parallèlement pour que le comptable le dépose sur EFCI.
Déjà 1er problème : le fichier GOSPEL n'est pas au format SEPA et don irrécupérable dans GFC. Donc impossible de différer un des paiements
Quand bien même le serait-il (et ça va venir bientôt parait-il) on aurait dans GFC le détail du fichier de paiement, certes mais, à part différer un paiement que faire si on veut le rejeter pour erreur de liquidation sur un formateur, erreur de taux de rémunération ou défaut de contrat signé ou autre ? Puisque le mandat est global on rejette pour tout le monde (impensable !) ou pour personne.

D'un autre coté je comprends le souci d'éviter une double saisie.

Mais quelle est la solution pour le comptable ?

Pour GFC Sepa, mise a jour de Gospel la semaine prochaine.

Pour la paye. Il est préférable de vérifier les données avant de produire le fichier TG que vouloir bloquer des payes après la production de celui ci. D autant plus que le journal de paye ne correspondra plus avec le paiement effectue

GG a écrit:

A l'origine le collègue liquidait formateur par formateur. Ce qui lui faisait une double saisie : dans GOSPEL et dans GFC, avec parfois qq erreurs, notamment à cause d' homonymies.

    Qui est le sado-maso qui a imaginé un truc pareil !? C'est vraiment dingue, on est supposés être gestionnaires des fonds publics, et on envisage de payer des gens pour faire ça ? Je désespère un peu...

GG a écrit:

Depuis quelques temps le mandat est fait globalement à "divers créanciers", avec journal de paye à l'appui bien sûr, et un fichier de paiement issu de GOSPEL est transmis parallèlement pour que le comptable le dépose sur EFCI.

Et c'est pas dommage : le logiciel est quand même fait pour fonctionner comme ça. J'ai utilisé jusqu'à décembre dernier la fonction d'importation des liquidations de Gospel dans GFC, et ça donne d'excellents résultats, avec "divers créanciers" comme fournisseur pour la paie, et c'est fort bien ainsi.

Depuis janvier, nous n'avons pas abandonné pour autant : le fichier d'export de liquidations fourni par Gospel continue à être exploité, mais manuellement : on recopie ses lignes dans GFC ordo. L'automatisation nous ferait gagner une petite heure de travail par mois à faire ça, c'est dommage, mais le fichier généré après notre protocole de vérification et validation nous en fait gagner dix.

GG a écrit:

Déjà 1er problème : le fichier GOSPEL n'est pas au format SEPA et donc irrécupérable dans GFC. Donc impossible de différer un des paiements

Il n'y a aucune raison de différer un paiement de salaire. Je n'ai jamais eu à le faire.

GG a écrit:

Quand bien même le serait-il (et ça va venir bientôt parait-il)

Oui, l'indisponibilité de Gospel la semaine prochaine est pour mettre à jour en SEPA. On va donc pouvoir recommencer à "recycler" les paiements externes dans GFC.

GG a écrit:

on aurait dans GFC le détail du fichier de paiement, certes mais, à part différer un paiement que faire si on veut le rejeter pour erreur de liquidation sur un formateur, erreur de taux de rémunération ou défaut de contrat signé ou autre ? Puisque le mandat est global on rejette pour tout le monde (impensable !) ou pour personne.

D'un autre coté je comprends le souci d'éviter une double saisie.

Mais quelle est la solution pour le comptable ?

La seule solution raisonnable : il ne doit pas y avoir d'erreur. En tout cas je ne vois pas pourquoi on ferait après la validation de la paie une vérification qui pourrait être faite avant. Donc tous mes protocoles de pointage sont appliqués sur une simulation de la paie, et c'est uniquement lorsque tout est OK que l'on valide la paie, qu'on génère le fichier de règlement et le fichier de transfert de liquidations. Il n'y a aucun motif raisonnable de faire autrement, ton processus doit être entièrement revu et sans délai.

C'est typique : cette agence comptable passait toute son énergie à un truc parfaitement grotesque, la saisie individuelle des liquidations de paie, et forcément il n'y avait plus de jus pour réfléchir sérieusement avec esprit critique au travail vraiment important et la manière de vraiment en valider la qualité. A défaut d'un strict minimum de formation assurée par la tutelle, le simple fait d'échanger un minimum avec des collègues fait immédiatement s'effondrer les certitudes, et ça fait du bien.

patb37 a écrit:

D'autant plus que le journal de paye ne correspondra plus avec le paiement effectue

C'est frappé au coin du bon sens. La compta de ce Greta ne devait pas ressembler à grand chose au final, parce que je doute fort que les liquidations "à l'individuelle" étaient compatibles avec la bonne imputation des charges salariales...

Oui mais nous sommes dans le cas d'un CFA "gigogne"...L'agence comptable n'est pas gestionnaire, elle ne fait que prendre en charge les dépenses,  les recettes et tenir la compta géné bien sûr. On ne maîtrise absolument pas le coté ordonnateur-gestionnaire.


Et parfois le mandat de la paye des formateurs arrive , ordonnancer à divers créanciers ( et fichier de paye GOSPEL en PJ) avec un nouveau formateur payé mais pour lequel il manque le contrat (encore à la signature) ou bien il y a le contrat mais pas l'acte du CA (qui sera voté + tard). Or dans ces cas- là désolé, mais le comptable devrait pouvoir rejeter le mandat pour le formateur en question et payer les autres bien sûr.

Pas de contrat signe. Pas de paie. Avance sur salaire après signature du contrat

Conférence en urgence entre les ordonnateurs, gestionnaire et comptable : il est nécessaire dans cette configuration que le comptable fasse remonter ses contrôles plus haut dans la chaîne de l'ordonnancement. Puisque ce comptable est amené à devoir assurer des vérifications qui lui font trouver des erreurs, il faut qu'il les fasse avant la validation du journal de paie, qui est une pièce comptable majeure... et fausse !

S'il n'y a pas d'accord, sur ce point, la dernière étape avant le grand clash, ça sera le DAFCO/PIC.

Je précise que Gospel est organisé pour éviter la confusion des rôles. Normalement le fichier des règlements ne peut pas être produit en se connectant en tant qu'ordonnateur dans Gospel. Et dans la situation gigogne décrite, en aucun cas les codes du comptable ne devraient être connus par les personnels agissant au nom de l'ordo. Ca ne remplace pas un travail de qualité et des vérifications solides, mais c'est un bon préalable.

Références :
- Pour le retraitement dans GFC des règlements externes, qui sera bientôt de nouveau possible avec Gospel : http://intendancezone.net/spip.php?article202

- Explications sur l'intérêt de la phase COM de Gospel : http://intendancezone.net/spip.php?article560

Merci IZ pour ces précisions.

Tu as écrit : "le fichier d'export de liquidations fourni par Gospel continue à être exploité, mais manuellement : on recopie ses lignes dans GFC ordo. L'automatisation nous ferait gagner une petite heure de travail par mois à faire ça, c'est dommage, mais le fichier généré après notre protocole de vérification et validation nous en fait gagner dix."

Ce protocole de vérification et validation il concerne quoi : le fichier export de liquidations que tu recopies dans GFC ordo ? Ou bien les vérifications du comptable. Comme je l'ai dit nous ne maîtrisons pas le coté "ordo" puisque c 'est un CFA gigogne. Est ce que ton protocole pourrait quand même nous être utile ? Pourrais-je en avoir une copie ?

GG a écrit:

Ce protocole de vérification et validation il concerne quoi : le fichier export de liquidations que tu recopies dans GFC ordo ? Ou bien les vérifications du comptable. Comme je l'ai dit nous ne maîtrisons pas le coté "ordo" puisque c 'est un CFA gigogne. Est ce que ton protocole pourrait quand même nous être utile ? Pourrais-je en avoir une copie ?

Je vais tâcher de récupérer ça, normalement ça a été formalisé et mis par écrit dans le cadre de l'ISO 9001. Je devrais pouvoir te fournir des check-lists à pointer par les gestionnaires de paie au fil de leur travail.

En gros et pour ce que j'ai compris (je ne suis pas personnellement concrètement compétent sur la paie), il y a un recomptage du nombre de paies comparé aux bulletins de salaires, un check des totaux, un comptage par catégorie de personnel permettant une simulation du montant des différents comptes en "divers créanciers" (641, 642, 6444, 6446, 6448). Ensuite, on constate la concordance du calcul fait par Gospel dans le "journal des organismes" et celui refait par l'application de télédéclaration, et de la "phase com". Quand tout est d'équerre, je paie tranquille. La paie n'est validée et le fichier de règlement généré que lorsque tous les controles sont probants.

OK merci ! Je te recontacte via ton site IZ

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