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 Faire des économies sur l'affranchissement?

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Zouuu
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MessageSujet: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 18:09

Bonsoir,

Je me demandais si certains d'entre vous avaient des méthodes pour faire des économies sur l'affranchissement.
Je suis dans un petit collège donc pas de machine à affranchir nécessaire mais je suis horrifiée tous les 6 mois de voir les tarifs des timbres s'envoler et le budget affranchissement gonfler.. gonfler....
La poste invente toute sorte de timbres différents qui me font perdre un peu le nord (ecopli - timbre vert - timbre tarif prioritaire...).

Quelques idées:

- Jusqu'à mon arrivée, tous les courriers pour la CT étaient envoyés par la poste.
Depuis j'essaie de faire découvrir à mes collègues la magie du scann (et sa rapidité!).

- Je n'ai rien contre les parents sépararés (suis séparée moi-même Laughing) mais les bulletins de nos chers élèves doivent alors être envoyés à chaque parent ... on peut pas les envoyer par mail ces choses là, c'est un gouffre....


Je suis attentive à vos idées sur le sujet!! Very Happy
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Bozinchu
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 18:18

si ce n'est déjà fait tu peux donner la facture de DP aux élèves
Cela te fait déjà 3 économies substantielles dans l'année.

Demander à la viesco de ne pas envoyer systématiquement des documents par courrier (absences retards..)


Sinon c'est vrai que le scan et le PDF c'est fabuleux.
Je n'utilise quasiment plus que cela avec la CT et la DDFIP (sauf bien sur les chèques)

On peut aussi mettre en place des fichiers virtuels (style Dropbox ) et partager les fichiers dans l'agence comptable.
C'est génial.
D'autres idées?

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 20:34

Citation :
si ce n'est déjà fait tu peux donner la facture de DP aux élèves
Cela te fait déjà 3 économies substantielles dans l'année.

Et les factures qui restent dans les sacs à dos des élèves? Nous avons renoncé à ce mode d' "envoi" en ayant des parents au téléphone qui en recevant la relance amiable, nous disent qu'ils n'ont jamais eu l'avis aux familles.

Citation :
Sinon c'est vrai que le scan et le PDF c'est fabuleux.
Je confirme, depuis que j'ai montré comment faire à mes gestionnaires, elles l'ont adopté. Par contre, l'envoi des avis aux familles par mail est très chronophage (impression pdf de chaque avis aux familles via Siècle), faut avoir le logiciel qui va bien pour l'envoi, et un fichier de mails correct dès le départ.
(D'ailleurs, si certains le font déjà sans passer par un logiciel genre A..se, T....-S.... et autres, je suis preneuse de tous les avis...)
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Bozinchu
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 20:39

miss picsou a écrit:
Et les factures qui restent dans les sacs à dos des élèves? Nous avons renoncé à ce mode d' "envoi" en ayant des parents au téléphone qui en recevant la relance amiable, nous disent qu'ils n'ont jamais eu l'avis aux familles.

L'argument (pour moi) ne tient pas..
Tu as seulement quelques élèves dans ce cas, et quand les parents te téléphonent il suffit d'expliquer la procédure utilisée par l'établissement...
L'économie réalisée est largement supérieur au -petit- désagrément rencontré lors de l'appel téléphonique de quelques parents.
Tu as aussi le gamin qui a le chèque dans le sac depuis 3 semaines, les mauvaises adresses postales, les déménagements...autant de cas pour lesquels le courrier n'arriverait pas également..alors il vaut mieux faire l'économie.

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 21:02

Si l'argument ne tient pas pour toi, c'est sans doute parce que tu es en lycée et pas en collège, comme la collègue.

Et puis, tu sais Boz, dans la civilisation sur le continent, tous les parents ne sont pas les cousins de l'intendant, donc forcément, l'info circule moins bien... Wink
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Winnie
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 21:23

Tous les collèges de l'agence pratiquent comme Boz, pour l'avis aux familles et la 1re relance. Economies, économies.

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 21:35

Pour l'avis aux familles, je m'y suis mise aussi. C'est finalement plus économique, plus rapide et plus fiable (les parents ne peuvent plus dire qu'ils n'ont pas reçu la chère enveloppe, puisque je joins un petit mot dans le carnet de correspondance ). Par contre, je continue à envoyer les 1ères relances par voie postale (elles ne sont pas plus nombreuses qu'avant, au contraire même ).
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mar 30 Avr 2013 - 22:41

Bonsoir,
Chez moi 760 dp, distribution des avis aux familles et des relances. pour l'avis avant poursuite envoi postal. Pour les récalcitrants, coup de fil aux parents. Résultats : économies et 4112 à 0.
Le CE convoque les parents pour leur remettre les bulletins.
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 17:58

Bozinchu a écrit:
miss picsou a écrit:
Et les factures qui restent dans les sacs à dos des élèves? Nous avons renoncé à ce mode d' "envoi" en ayant des parents au téléphone qui en recevant la relance amiable, nous disent qu'ils n'ont jamais eu l'avis aux familles.

L'argument (pour moi) ne tient pas..
Tu as seulement quelques élèves dans ce cas, et quand les parents te téléphonent il suffit d'expliquer la procédure utilisée par l'établissement...
L'économie réalisée est largement supérieur au -petit- désagrément rencontré lors de l'appel téléphonique de quelques parents.
Tu as aussi le gamin qui a le chèque dans le sac depuis 3 semaines, les mauvaises adresses postales, les déménagements...autant de cas pour lesquels le courrier n'arriverait pas également..alors il vaut mieux faire l'économie.
Lorsque j'ai pris mon poste dans mon EPLE, ce système était en vigueur et j'étais très vite confronté à des lenteurs dans le recouvrement.
La collègue qui était en poste depuis de nombreuses années a noté des délais de paiement beaucoup plus rapides depuis que nous les envoyons aux parents... en lettre verte éco.
C'est donc une solution à adopter au cas par cas...
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 18:57

Pimp a écrit:
Résultats : économies et 4112 à 0.

drunken le top

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 19:02

Merci fleur le 4111 également
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 19:03

c'est bon
faut pas insister j'avais déduis le truc
le bonheur des autres m'écoeure ...

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 19:07

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 21:10

Dupond a écrit:
Si l'argument ne tient pas pour toi, c'est sans doute parce que tu es en lycée et pas en collège, comme la collègue.

Et puis, tu sais Boz, dans la civilisation sur le continent, tous les parents ne sont pas les cousins de l'intendant, donc forcément, l'info circule moins bien... Wink

Exact, collège de 620 élèves dont environ 470 DP au forfait+internes. Comme dit Laxman, le changement a réduit les délais de paiement et le mécontentement des profs qui devaient les distribuer...
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Bozinchu
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Mer 1 Mai 2013 - 21:34

miss picsou a écrit:
et le mécontentement des profs qui devaient les distribuer...
c'est l'argument qui fait vraiment la différence
Distribuer 30 feuilles 3 fois par an, les mines de Sibérie c'est Club Med à côté...

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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   Jeu 2 Mai 2013 - 15:16

De toute façon normalement le coût de l'affranchissement de ces factures est supporté par le SRH et non par le service général sauf si il y a une contribution entre service.
Pour ma part je ne regrette pas les quelques euros dépensés pour une meilleure efficacité dans le suivi de la gestion financière de ce service.
D'ailleurs, depuis que j'ai mis en place ce système, personne n'a exprimé un quelconque mécontentement, ce qui est rare pour notre environnement professionnel...tongue
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MessageSujet: Re: Faire des économies sur l'affranchissement?   

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