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CA et courrier électronique

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CA et courrier électronique

Message  Michel7 le Sam 16 Mar 2013 - 9:07

Bonjour,

Je souhaite proposer au CE d'envoyer les convocations et autres PV aux membres du CA par courrier électronique.
Ceux qui souhaiteraient conserver l'envoi papier en auraient le droit et la possibilité.
Certains ont-ils déjà mis en place ce dispositif ?
Le coté juridique est-il conforme ?

Marre de tout ce temps perdu, marre du papier pour rien, marre du cout de l'affranchissement.
Il faut faire des économies? Alors mettons en place des solutions, aussi minces soient-elles.

Michel7
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Re: CA et courrier électronique

Message  Colombane le Sam 16 Mar 2013 - 9:17

C'est ce que je fais depuis 2 ans.... tout est par mail sauf : les élèves et un parent qui n'a pas d'ordinateur à domicile ni d'adresse mail ; et un prof qui fait des histoires parce qu'il ne voit rien sur écran et ne veut pas imprimer lui-même, soit sur ses fonds si c'est chez lui, ou sur son crédit pédago. Attention toutefois aux gros fichiers pdf du style pv du ca précédent (le PV + les pièces jointes, j'ai souvent autour de 100 pages : ne pas oublier l'option spéciale sur la machine)

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Re: CA et courrier électronique

Message  Ges' le Sam 16 Mar 2013 - 9:22

Nous faisons également comme ça, convocations et annexes partent par mail (sous format PDF). Nous avons la chance que l'ensemble des membres du CA aie accès à un ordinateur et sache ouvrir les PDF.

Jamais eu de problèmes ni d'opposition (pour l'instant), et quelle économie en papier et affranchissement.
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Re: CA et courrier électronique

Message  Bozinchu le Sam 16 Mar 2013 - 9:44

Ici j'ai du mal à faire passer le truc
La CE est très branchée courriel et PDF mais la secrétaire a plus de mal
Par exemple je vois régulièrement partir au courrier la convocation pour les représentants de la Mairie en autant d'enveloppe que de membres (3)
Le principe du courriel n'est pas envisagé et l'économie de ne faire qu'une enveloppe est un truc tordu de l'intendant qui veut gratter quelques misérables centimes d'euro.
Moi même j'ai droit à mon enveloppe (pas par la poste tout de même) avec mon projet de budget en papier ou mes doc du cofi (que j'ai moi même fait passer en PDF).
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Re: CA et courrier électronique

Message  FLUO le Sam 16 Mar 2013 - 10:00

C'est le genre de détail à faire voter au CA en début d'année et à insérer dans le règlement intérieur du CA.
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Re: CA et courrier électronique

Message  L'intendant zonard le Sam 16 Mar 2013 - 11:39

Tout le monde s'y met, tu ne seras vraiment pas pionnier en le faisant.
FLUO a écrit:C'est le genre de détail à faire voter au CA en début d'année et à insérer dans le règlement intérieur du CA.
Bien vu.

Il a été dit qu'il faut envoyer les pièces en PDF, pour qu'elles ne soient pas normalement modifiables : PDF creator est ton ami ( http://intendancezone.net/spip.php?article171 ). Et puis d'une manière générale, il faut avoir bien en mains les règles de base de la Nétiquette : un titre explicite, une signature complète ( http://intendancezone.net/spip.php?article333 ), des informations dans le corps du message et jamais des fichiers joints balancés tels quels...

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Re: CA et courrier électronique

Message  Le Forgeron le Sam 16 Mar 2013 - 11:42

J'avais sollicité un avis juridique sur la question et les collègues considéraient qu'une convocation par mail n'était pas régulière. Mais en pratique je n'ai jamais vu de contestation sérieuse de la réalité de l'envoi ou de la réception d'un mail. Si on demande des AR électronique ça me paraît quand même relativement solide.
J'ai eu énormément de problèmes sérieux avec des recommandés papier, par exemple.
Une bonne idée serait non seulement de faire voter cette possibilité en CA mais de faire remplir à ses membres une petite fiche signée où ils acceptent le principe et indiquent leur adresse mail.
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Re: CA et courrier électronique

Message  March Brizh le Lun 18 Mar 2013 - 15:28

Bonjour,

Pour ma part, je ne dirais pas que l'envoi par mail n'est pas régulier, mais qu'il n'apporte aucune garantie en cas de contestation. Pour l'instant, les tribunaux ne donnent de force probante qu'à l'AR de la poste. Jusqu'à preuve du contraire, l'AR électronique ne vaut rien. Il est d'ailleurs très facile à désactiver sur sa messagerie (c'est le cas en ce qui me concerne : désactivé par défaut).

Par conséquent, je doute que faire voter cette possibilité en CA et faire remplir une petite fiche signée où les conseillers acceptent le principe et indiquent leur adresse mail puisse garantir contre la contestation du membre qui dira n'avoir jamais reçu la convocation.

Mais moi non plus je n'ai jamais vu de contestation en pratique. La balance inconvénients/avantage me semble donc être très nettement en faveur des avantages. Il faut donc s'y mettre. Dans mon université, tous les conseils, notamment le CA, ainsi que le comité technique et le CHSCT, sont convoqués par mail et ça ne pose aucun problème (jusqu'à présent).

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Re: CA et courrier électronique

Message  néthou le Lun 18 Mar 2013 - 16:09

March Brizh a écrit:Pour ma part, je ne dirais pas que l'envoi par mail n'est pas régulier, mais qu'il n'apporte aucune garantie en cas de contestation. Pour l'instant, les tribunaux ne donnent de force probante qu'à l'AR de la poste.
Par conséquent, l'envoi par courrier simple a autant de valeur qu'un envoi par mél...

Ici c'est le maximum de communication par mél pour éviter de gaspiller du papier, du temps et de l'argent. Ça nécessite de bien vérifier la liste des destinataires-membres du CA chaque année, mais le pli est pris et tout le monde est d'accord.
Si d'aventure un nouveau membre du CA contestait la chose pour des motifs fumeux, je pense que son pouvoir de nuisance ne s'arrêterait pas là (ou se serait manifesté auparavant sous une autre forme). D'où l'utilité d'inclure les modalités de l'envoi dans le RI du CA.

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Re: CA et courrier électronique

Message  Mad Mag le Lun 18 Mar 2013 - 16:25

Bonjour
J'avais mis en place ce dispositif il y a 4 ans....sauf que les administrateurs en séance arrivaient les mains dans les poches en demandant les documents papier....Au fur et à mesure de moins en moins de monde recourait à la dématérialisation. On en était revenu il y a quelques mois à la version papier des documents.
Perso je ne suis ni pour ni contre (j'aimais bien garder un doc papier comme archive dans mon bureau ça pouvait toujours servir).
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