facture reçue par fax ou mail

Bonsoir, j'aimerais savoir si vous acceptez dans les pièces justificatives les factures reçues par fax.

En fait, d'après moi il n'existe qu'une seule facture originale, les autres ne sont que des duplicatas.

Aussi les doubles portent la mention duplicata.

Mais si un gestionnaire mandate à partir d'un fax (une facture faxée), qui me dit que dans le prochain mandat je n'aurai pas l'original et que je me souviendrai que je l'ai déjà payée.

Dans un autre sens, certains fournisseurs envoient des factures par mail au format pdf.

Ca m'agace.

Merci pour vos avis et contributions.

de toute façon si le fournisseur envoie deux fois par courrier une facture tu le verras comment?

Bonjour BOZINCHU, les applications comptables ne peuvent normalement éditer qu'un seul original, les autres éditions sont des duplicatas, et la mention est portée sur la facture.

 

 

 

Normalement, on ne mandate que si on a le bon de commande et le bon de livraison....

Si tu reçois une 2e fois la facture et que tu n'as plus ces pièces, c'est que tu as déjà mandaté. (les liquidations partielles sont un cas particulier)

Je reçois quantité de facture en 3 exemplaires identiques sans mention d'un original ou d'un duplicata et c'est le service qui appose ces tampons.
Normalement à une facture correspond une commande donc si on désengage et qu'on a un autre exemplaire de facture sans engagement cela doit alerter le gestionnaire. GFC permet aussi de voir les factures d'un même montant et celles payées à un fournisseur.

Smile a écrit:

Dans un autre sens, certains fournisseurs envoient des factures par mail au format pdf.

Ca m'agace.

"Mode: petite psychanalyse à peu de frais"

Tu peux nous expliquer la cause profonde de cet agacement ?

"Mode: petite psychanalyse à peu de frais off"

Je te cite 4S (tu ressembles à un Iphone ?)


"Normalement, on ne mandate que si on a
le bon de commande et le bon de livraison....

Si tu reçois une 2e fois la facture et que tu n'as plus ces pièces, c'est que
tu as déjà mandaté. (les liquidations partielles sont un cas particulier)"
Réponse : Si en plus de vérifier le mandat l'original, je dois me taper le double dans lequel il y a le bon de commande etc, sans compter que dans mon cas c'est dans le tripli. Donc soit tu veux me rendre dingue à me faire vérifier le double du mandat des E.R soit .....
 
Je te cite Volcan "


Je reçois quantité de facture en 3
exemplaires identiques sans mention d'un original ou d'un duplicata et c'est le
service qui appose ces tampons.
Normalement à une facture correspond une commande donc si on désengage et qu'on
a un autre exemplaire de facture sans engagement cela doit alerter le
gestionnaire. GFC permet aussi de voir les factures d'un même montant et celles
payées à un fournisseur."
 
Réponse, ok pour GFC je sais comment chercher, mais pour le reste tu ne me reponds pas vraiment. Tu reçois quantité de factures et tes collègues tamponnent etc...mais là question c'est que faire avec une facture qui n'est pas 1 original.
Je ne vais pas passer ma vie à vérifier si ça a été payée dans GFC.
 
Bon bref en cherchant sur le site voilà ce que j'ai trouvé, vous confirmez ou pas ce qui suit, merci.
 



Les duplicatas de
facture pour le mandatement et la certification des duplicatas.



 



L’instruction codificatrice du 30 mars 2007
indique que la production d’une
copie des pièces justificatives est admise :



 



En cas de cession
ou de nantissement de créances afférent à un marché public, l’original de
l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (article 106 du Code des
marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006) doit
impérativement être produit au comptable public par le cessionnaire ou le
titulaire du nantissement sans qu’il soit possible de lui substituer une copie.



En dehors de cette dernière exception, la production des
pièces justificatives peut prendre la forme de copies, duplicatas ou
photocopies.



C’est notamment le
cas pour la justification, dans la comptabilité de la collectivité mandante,
des opérations effectuées par un mandataire soumis aux règles de droit privé
(société d’économie mixte locale, SEML). Dans cette hypothèse, le comptable de
la collectivité doit disposer de l’ensemble des pièces correspondant aux
opérations réalisées par la SEML. Or cette démarche conduit cette dernière à se
dessaisir de ces pièces. C’est
pourquoi il est admis qu’il soit produit au comptable des copies ou photocopies
ou duplicatas des pièces justificatives. En outre, le fait que l’ordonnateur
atteste le service fait et le caractère exécutoire des pièces justificatives
(cf. paragraphe 2.2.1. supra) justifie également que les pièces justificatives
puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé, la
distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender de la même façon
que pour les pièces sur support papier.



De ce point de vue,
il est rappelé que le décret n°
2001-899 du 1er octobre 2001 a supprimé la certification conforme des copies de
documents délivrés par les autorités administratives. Par voie de conséquence, l’instruction n° 02-046-B-M du 3 mai 2002 a
supprimé cette certification conforme de documents par les ordonnateurs. Le
décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a confirmé cette mesure pour les pièces
justificatives des dépenses des collectivités et établissements publics locaux




 

Bonjour,

mon comptable refuse les factures reçues par mail.
Il considère que seules les factures reçus par courrier postal peuvent être des originaux.

Qu'en pensez-vous et surtout y-a-t-il des nouveautés réglementaires en la matière ?
Merci

Et comment fait-il la distinction ?

Il est en fait à 10 mètres de moi et il ouvre le courrier, je suis dans l'agence comptable......

indeed a écrit:

mon comptable refuse les factures reçues par mail.Il considère que seules les factures reçus par courrier postal peuvent être des originaux.

En toute amitié, casse-toi une jambe, visiblement ton chef de service a du temps à perdre avec des khonneries et il sera enchanté de devoir te remplacer.

indeed a écrit:

Mon comptable refuse les factures reçues par mail.
Il considère que seules les factures reçus par courrier postal peuvent être des originaux.

Qu'en pensez-vous ...

Que dans peu d'années quand tout ceci sera dématérialisé il ne lui restera que le suicide par absorption de 2 ou 3 mandatements complets (originaux bien sûr) pour résoudre le grave problème éthique qui se posera alors à lui.
Et accessoirement qu'il ne connaît pas la règlementation.

Je vous remercie pour vos encouragements.....
Je suis preneur de la réglementation, merci.

Je ne mandate pas avec une facture par fax. Mais quand je reçois la facture par e-mail, je l'imprime en couleur et je mets au défi quiconque de voir que c'est sorti de mon PC

Réponse de mon AC : risque de double paiement (en cas de réception de la facture par courrier par la suite....).

Après cette forte analyse, il ne lui reste plus, dans le cadre du CIC, qu'à mettre en place les procédures ad hoc permettant de réduire ce risque...

Il me semble que la seule obligation d'une facture est de comporter les mentions réglementaires ou légales (date, n°, débiteur, liquidation, RCS....). Je trouve qu'il serait abusif de refuser une facture pour un motif de support.

Mais je comprends indeed qui est à la recherche d'une réglementation qui sera sans doute la seule à faire changer d'avis son AC. Lui dire qu'il a tort et que ceci ou cela ne lui suffit visiblement pas. On doit avoir le même AC

Indeed peut déjà potasser ça:

http://www.minefi.gouv.fr/collectivites_locales/colo_struct_fina_loca/budg_coll/piec_just_2/inst_n07.html

Le point 2.2.2 (titré: La production d’une copie des pièces justificatives
est admise) précise notamment:

"En outre, le fait que l’ordonnateur atteste le service fait et le
caractère exécutoire des pièces justificatives (cf. paragraphe
2.2.1 supra) justifie également que les pièces justificatives
puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé,
la distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender
de la même façon que pour les pièces sur support papier."

Le point suivant 2.2.3 (Titre: La dématérialisation des pièces justificatives
est préconisée) débute ainsi:

"La loi ayant reconnu même force probante, tant à l'écrit
sur support papier qu'à l'écrit sous forme électronique
(article 1316-1 du code civil), l'instruction n°03-041 M0 du 23 juillet
2003 avait déjà confirmé que la dématérialisation
des pièces justificatives change certes le support de production des
pièces aux comptables mais sans en changer la nature.
La démarche de dématérialisation des pièces
justificatives doit donc être favorisée..."

Bref,
si tout ceci est encadré, s'il y a lieu de faire la distinction entre
facture électronique et facture dématérialisée, si la dématérialisation
n'empêche pas le contrôle du comptable, il serait quand même temps que l'on s'interroge sur la notion de document original en comptabilité publique, l'évolution technique l'ayant depuis longtemps rendue caduque ...

Je n'ai jamais compris pourquoi avec G.F.C. il était possible de repasser accidentellement en mandatement une facture avec les mêmes références qu'une autre précédemment payée, aboutissant à un double paiement.

Dans une vie antérieure, lorsque je bossais en C.R.O.U.S., nous utilisions un logiciel qui s'appelait ORION si mes souvenirs sont bons, et avec celui-ci, il était impossible de saisir deux fois, pour un même fournisseur, le même numéro de facture, si bien que je devais rajouter une apostrophe ou un astérisque aux références lorsque je devais passer la facture en deux parties (denrées alimentaires et fournitures diverses ensemble sur le même document par exemple).

Sinon, pour savoir où j'en suis dans mes paiements, j'utilise la méthode suivante, certes artisanale, mais qui a fait ses preuves:
-dans le carnet de bons de commandes à souche, il y a à chaque fois un exemplaire blanc, et deux de couleur en carbone. J'utilise le premier exemplaire blanc pour passer la commande, en général au fax. Je mets un post-it marque-page sur le premier exemplaire de couleur pour me rappeler qu'il faut payer cette fourniture.

-Lorsque la marchandise arrive, je note la réception sur le premier exemplaire de couleur, avec la date d'arrivée (ça s'imprime aussi sur le second).

-Lorsque la facture arrive, je détache le premier exemplaire de couleur, je vérifie que la facture correspond à la commande qui est arrivée, je mandate, j'enlève le post-it et j'agrafe avec le triple de la facture (l'exemplaire qui reste en E.R.).

Je ne sais pas si vous m'avez bien suivi, mais au final, je conserve le carnet à souche avec le deuxième exemplaire carbone d'un côté, et le premier avec le troisième exemplaire de la facture de l'autre. Donc tant qu'il y a un post-it, c'est pas réglé.

Gentil Intendant a écrit:

Je n'ai jamais compris pourquoi avec G.F.C. il était possible de repasser accidentellement en mandatement une facture avec les mêmes références qu'une autre précédemment payée, aboutissant à un double paiement.

Dans une vie antérieure, lorsque je bossais en C.R.O.U.S., nous utilisions un logiciel qui s'appelait ORION si mes souvenirs sont bons, et avec celui-ci, il était impossible de saisir deux fois, pour un même fournisseur, le même numéro de facture, si bien que je devais rajouter une apostrophe ou un astérisque aux références lorsque je devais passer la facture en deux parties (denrées alimentaires et fournitures diverses ensemble sur le même document par exemple).

Ancien utilisateur d'Orion, je confirme cette impossible double saisie.

Méthode tout simple. Si on ne possède plus le bon de commande GFC, on vérifie dans GFC si on n'a pas déjà mandaté la facture.

Gentil Intendant a écrit:

J

Sinon, pour savoir où j'en suis dans mes paiements, j'utilise la méthode suivante, certes artisanale, mais qui a fait ses preuves:
-dans le carnet de bons de commandes à souche, il y a à chaque fois un exemplaire blanc, et deux de couleur en carbone. J'utilise le premier exemplaire blanc pour passer la commande, en général au fax. Je mets un post-it marque-page sur le premier exemplaire de couleur pour me rappeler qu'il faut payer cette fourniture.

-Lorsque la marchandise arrive, je note la réception sur le premier exemplaire de couleur, avec la date d'arrivée (ça s'imprime aussi sur le second).

-Lorsque la facture arrive, je détache le premier exemplaire de couleur, je vérifie que la facture correspond à la commande qui est arrivée, je mandate, j'enlève le post-it et j'agrafe avec le triple de la facture (l'exemplaire qui reste en E.R.).

méthode moderne : utiliser le module approvisionnement et ne payer que sur engagement

on s'en tape de la méthode que cet AC étrange utilisera pour effectuer son contrôle interne, c'est à lui de réfléchir.

En revanche ce qui est sûr c'est qu'un AC ne dispose pas du droit de légiférer ou réglementer, il est donc soumis au Droit, que ça plaise ou non, et les mentions de Droit ci-dessus exprimées sont largement suffisantes pour répondre aux intérrogations du quidam!

si il pige pas il y a la réquisition, quant il expliquera avoir rejeté pour cause de factures informatiques ou fax il assumera...

Gars du Doubs a écrit:

méthode moderne : utiliser le module approvisionnement et ne payer que sur engagement

Arrives-tu à tout passer sur le module appros, Gars du Doubs, et comment ? (abonnements, viabilisation, etc...)

Steph95600 a écrit:

Je ne mandate pas avec une facture par fax. Mais quand je reçois la facture par e-mail, je l'imprime en couleur et je mets au défi quiconque de voir que c'est sorti de mon PC

Idem. J'ajoute que plusieurs fournisseurs Internet demandent au client d'imprimer lui-même la facture à partir de son compte en ligne, et n'envoient plus celle-ci par courrier.

néthou a écrit:

Arrives-tu à tout passer sur le module appros, Gars du Doubs, et comment ? (abonnements, viabilisation, etc...)

quasiment, même si l'approvisionnement se contente de renvoyer à un devis ou à une demande d'abonnement.

la viabilisation pour l'essentiel est prélevé. Pour ce qui n'est pas prélevé eau et cuve propane, je suis les consommation sur excel pour faire mes compte rendu donc je verrai un doublon.

Je passe tout sur approvisonnement. En début d'année (janvier), je saisie en approvisionnement tous les contrats, dépenses obligatoires. Après tout bon de commande passe par ce module

J'ai essayé. Bon suivi des crédits disponibles et prestations en attente, sécurisation contre les risques de doublon. Inconvénient: un peu lourd en début d'année et tentation de toujours remettre à plus tard, ce qui fait que le premier mandat se fait hors approvisionnements, parfois le second, et comme il devient pénible de saisir les engagements en déduisant ce qui a déjà été payé, on laisse tomber. Il faut décider de le faire dès le basculement et s'y tenir.

Comme les copains : les appros sont utilisés pour toutes les commandes, sauf l'alimentaire et les produits d'entretien qui sont gérés dans Presto. Les contrats sont engagés. La 1re chose après bascule a été de saisir les BDC papier en engagement.