Manipulation d'espèces et pratiques

Bonjour,

Suite à un changement d'AC, j'aurais souhaité avoir l'avis de collègues expérimentés, à savoir :

Emettez-vous systématiquement une quittance lors de chaque encaissement en espèces ?

Ces quittances sont-elles nominatives ou parfois faites-vous des quittances groupées par objet (ex : cartes cantines février..) ?

Si ces encaissements sont faits dans un établissement hébergé auprès d'un autre pour la restauration et que, par commodité vos élèves viennent vous trouver pour racheter une nouvelle carte ou un repas ponctuel, que pensez-vous de créer une 2ème caisse (rangée dans votre coffre) pour regrouper ces encaissements journaliers et d'aller les remettre une fois par semaine au collègue gestionnaire responsable du service restauration pour qu'il les enregistre sous son logiciel.

Cela me semble, au mieux, compliqué et à l'encontre de ce que j'ai toujours appris . Mais peut-être suis-je trop rigoriste ?

Vous remerciant pour vos lumières.

Maniement et non manipulation, plutôt.

Quittance à chaque fois, parfois groupée (genre les participations récoltées par un prof mandataire) mais on agrafe la liste nominative des payeurs. Si 15 personnes viennent acheter une carte, il y a 15 quittances.
Pas de 2e caisse mais pourquoi ne pas créer une régie ? Il ne doit y avoir qu'une caisse.

La quittance pour chaque recette d'espèces me paraît totalement et définitivement incontournable, dans l'intérêt même du régisseur ou du comptable, sans aller plus loin.

Winnie a écrit:

Maniement et non manipulation, plutôt.

Yes

Oup's. Désolée pour "manipulation" mais, comme quoi le lapsus est révélateur.

L'absence de quittance systématique me semble limite à double titre : primo, les débiteurs ne sont donc jamais en mesure de justifier leur versement ; deuxio, en cas de contrôle impromptu, comment justifier des sommes placées dans la 2ème caisse du coffre ?

De plus, en tant que Fondée de pouvoir, dans quelle mesure ma responsabilité peut-elle être engagée ?

pas de 2e caisse dans le coffre ; le principe de l'unicité de caisse se concrétise également matériellement.
l'inspecteur du trésor qui passera sans prévenir ne va pas apprécier...

Mais au niveau de la responsabilité ?

Un Fondé de pouvoir n'est pas censé être un simple personnel d'exécution, mais dans un monde parfait une (seconde après l'AC) personne ressource pour la compta géné. Dans quelle mesure serait-il considéré comme responsable s'il laissait perdurer ces méthodes approximatives ?

Quittance pour chaque "ouverture" de la caisse et régie de recette obligatoire pour ce qui est appelé "seconde caisse".

Il est impératif que le comptable puisse identifier non seulement la nature de l'argent déposé, mais également précisemment le "verseur". Exemple : un professeur qui serait désigné mandataire pour récolter les 3 € en espéces pour une sortie devrait fournir la liste détaillée des payeurs. Si je peux concevoir l'absence de reçu individuel pour les 50 familles, la souche de la quittance globale devrait à mon sens avoir de joint la liste individuelle ou mentionner qu'elle est jointe à tel OR.

Mais Winnie avait déjà répondu.

Grincheux a écrit:

La quittance pour chaque recette d'espèces me paraît totalement et définitivement incontournable, dans l'intérêt même du régisseur ou du comptable, sans aller plus loin.

Circulaire de 88 et M9R. Y a pas à chercher, c'est quittance pour chaque versement.

On est bien entendu d'accord sur la règle. Simplement le gestionnaire seul dans son EPLE n'est pas dans les même condition qu'un caissier dans une perception ou une trésorerie.

Citation :

Un Fondé de pouvoir n'est pas censé être un simple personnel d'exécution, mais dans un monde parfait une (seconde après l'AC) personne ressource pour la compta géné. Dans quelle mesure serait-il considéré comme responsable s'il laissait perdurer ces méthodes approximatives ?

Voilà une question trés interessante qui montre bien à quel point la situation de fondé de pouvoir n'est pas aussi confortable et aussi clairement délimitée qu'on pourrait le penser !

Cependant je serais tentée de te rassurer :

même si dans les faits , c'est toi qui répond aux questions à la DDFIP suite aux mises en état d'examen des comptes. Assure le suivi de la compta , fait les COFI ( tecnhiquement ) , est la personne ressource auprès des EPLE rattachés , lit la doc sur la RCBC ...

et bien c'est l'AC qui signe et est responsable .

D'autre part l'article 28 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires précise :
« Tout fonctionnaire, quel que soit son rang dans la hiérarchie, est responsable de l'exécution des tâches qui lui sont confiées. Il doit se conformer aux instructions de son supérieur hiérarchique, sauf dans le cas où l'ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public. Il n'est dégagé d'aucune des responsabilités qui lui incombent par la responsabilité propre de ses subordonnés. »

Ce qui est nécessaire, c'est une trace pour chaque versement, et que l'intégralité des débits du compte 531 (excepté le bilan d'entrée) se retrouvent dans le registre quittancier.

Dans cet esprit, ici nous rédigeons chaque soir une quittance globale des opérations en espèces passées dans la journée à l'aide du logiciel de gestion de la demi-pension. Cette quittance "espèces A...e du 36/13" détaille les totaux des types d'encaissements (donc discrimine les DP par trimestre, les commensaux, les badges...), et si l'on veut consulter le détail nominatif, il faut se reporter aux enregistrements dudit logiciel.

De la sorte, on ne fait pas une double saisie dans le logiciel et dans le quittancier ; on se vérifie chaque soir par un rapprochement de la comptabilité annexe, de la caisse physique et du compte 531 ; on n'utilise qu'un bloc de 300 formules par an et pas quatre. Et les besoins que je décris ci-dessus sont absolument respectés.

Chaque matin la personne assurant l'accueil du public extrait du coffre une vingtaine d'euros pour le rendu de monnaie, l'ensemble des pratiques et des points de contrôle et de sécurisation étant décrits dans une fiche renouvelée chaque année, signée par les personnels concernés, et disposée en première page du registre de caisse de l'exercice comptable. Ladite fiche est dispo pour que vous vous l'appropriiez : http://intendancezone.net/spip.php?article556

barbule a écrit:

Winnie a écrit:

Maniement et non manipulation, plutôt.

Yes

NO. Définition principale de "manipulation": action d'exécuter des opérations manuelles. Je ne vois pas pourquoi on ferait passer en premier le sens figuré: manoeuvre destinée à tromper, et je ne pense pas qu'on manipule les espèces avec nos b.tes mais bien à la paluche!!!!

Quand je n'ai que quelques piècettes, je manipule, puis quand ma caisse se remplit, je manie, dès qu'elle pleine je manœuvre pour l'emmener à la TG, mais jamais je ne manigance..

En tout cas, tu es bien maniéré...

V.M.B a écrit:

NO. Définition principale de "manipulation": action d'exécuter des opérations manuelles.

les légions romaines avaient des cohortes pleines de manipules et personne ne paluchait quoi que ce soit

non non je ne vais pas commencer

V.M.B a écrit:

barbule a écrit:

Winnie a écrit:

Maniement et non manipulation, plutôt.

Yes

NO. Définition principale de "manipulation": action d'exécuter des opérations manuelles. Je ne vois pas pourquoi on ferait passer en premier le sens figuré: manoeuvre destinée à tromper, et je ne pense pas qu'on manipule les espèces avec nos b.tes mais bien à la paluche!!!!

Ceci dit, je suis le premier à penser qu'un agent comptable qui manipule les fonds de l'établissement est bon pour aller en prison sans passer par la case départ ni prendre 20 000 F (ça, a priori, il l'a déjà fait)...

Pour ma part, suite à rapport inspection TG, il faut pouvoir expliquer et identifier tous les mouvements de caisse et NE PAS OUBLIER de formaliser les habilitations : personnes autorisées à encaisser au quotidien (dans le service) mais aussi pour les voyages et sorties (mandataires de recettes)

Mad Max a écrit:

pas de 2e caisse dans le coffre ; le principe de l'unicité de caisse se concrétise également matériellement.
l'inspecteur du trésor qui passera sans prévenir ne va pas apprécier...

Mon AC a une vision de la chose quelque peu différente puisque, suite à un contrôle de caisse, elle a exigé que j'aie maintenant deux caisses : l'une pour les recettes, l'autre pour les avances.

il y a erreur de ta part sur l'interprétation que fait ton AC.
Il y a bien unité de caisse , mais il y a deux régies.
Il ne veut pas que l'on puisse confondre les deux.
Ce qui veut dire que l'on ne peut utiliser les recettes pour dépasser le montant autorisé de dépenses.
Si tu as besoin d'argent, il faut faire une fin de période et que l'AC te redonne ton avance.
Je parle pour toi, puisque tu évoques le sujet, sans savoir si tu avais cette pratique.
Mais ce n'est que de la théorie.

Il est vrai que la secrétaire d'intendance avait tendanc à contracter les deux régies.

Situation suivante : vous recevez une subvention en espèces de plusieurs milliers d'euros. Que faîtes-vous ? refus ou acceptation ?

En espèces ? Une subvention ou un don ?

Subvention europ..... ??

Une subvention européenne en espèces ? Il y a des limitations concernant le montant des transactions commerciales en espèces mais pour une subvention ce n'est pas explicite, en revanche il faut a minima un écrit précisant le mode de versement de la subvention pour se prémunir dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.

j'ai eu le cas
les gamins vont à Bruxelles et l'attaché parlementaire propose de te filer 10000€ en liquide
c'est parait il courant et la pratique normale

mais sans trop insister j'ai eu un virement normal.

Même le prof se sentait pas de revenir avec une telle somme sur lui

C'est décidé j'accompagne le prochain voyage à Bruxelles (envie de participer à la pédagogie).

on part en décembre..
j'accompagne le voyage d'ailleurs

Mais bon à chaque fois que nous en parlons avec le prof, il y a un attentat à Bruxelles...
la dernière fois que nous en avons parlé c'était jeudi dernier


Juste pour rigoler, il y a deux ans quand les gamins sont partis, l'auberge de jeunesse était située à Molembeek...

Vous avez tout compris mais ce n'était pas à Bruxelles   je pensais que nous ne pouvions pas accepter des espèces > à 300 € ??

les 300 c'est quand la créance initiale est supérieure à cette somme