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Saisie aide fonds social dans GFE

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Message  Thurston Moore le Mer 11 Jan 2012 - 9:37

Bonjour,

Déjà effrayé par la perspective de faire les droits constatés du 2ème trimestre, je voulais savoir si il n'était pas trop difficile de saisir les aides de fonds social qui viennent en déduction du montant trimestriel de la demi-pension (comme les bourses déduites). Quelqu'un le fait-il dans son établissement ? Cela suppose bien sûr d'anticiper les demandes de fonds social par une commission préalable à la saisie des droits constatés.

Je vous remercie par avance de me faire partager vos expériences là-dessus.
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Message  Fondateur le Mer 11 Jan 2012 - 10:07

Mieux vaut éditer les droits constatés et traiter ensuite uniquement les créances.

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Message  capucine le Mer 11 Jan 2012 - 10:17

Je faisais le traitement des fonds sociaux par GFE avant, jusqu'à ce que l'agence comptable me demande d’arrêter! Ca mettait en fait le bazar dans les créances, les comptes de classe 4 n'étant pas bien définis....
Donc je fais les droits constaté. Je traite manuellement les fonds sociaux, j'indique aux familles ce qu'ils doivent en fait, à la main, sur les factures. Et j'envoie un beau tableau excel à l'agence comptable pour que les créances soient modifiées!
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Message  Thurston Moore le Mer 11 Jan 2012 - 10:30

Finalement, je ne vais pas changer ma méthode de travail vu les dégâts que ça peut faire sur les créances. Maintenant je n'ai plus de doutes.
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Message  courage le Mer 11 Jan 2012 - 13:29

Ouaip!!

Tout dépend de la façon de travailler.

1) périodicité et mode d'attribution des aides : pour une année, pour un trimestre, au coup par coup...

2) transmission des documents. Dans mon agence, deux gestionnaires sur 3 utilisenrt GFE pour tout et celà ne me pose pas de vrai problème, dès lors que les mandats administratifs correspondant aux bourses et aux aides (Fds social Etat ou de la CT) sont faits régulièrement et rapidement.
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Message  Bozinchu le Mer 11 Jan 2012 - 14:55

capucine a écrit: Et j'envoie un beau tableau excel à l'agence comptable pour que les créances soient modifiées!
Je ne connais pas votre pratique, mais je rappelle qu'il est plus judicieux de traiter les aides sur fonds sociaux en FQE.
Tu fais le mandat normal F 65762 puis le comptable réceptionne au 581.
Il fait ensuite une FQE 581/4112.
Cela a l'avantage (énorme) d'assurer une traçabilité dans la suppression des créances que l'on a pas quand on supprime manuellement.

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Message  capucine le Jeu 12 Jan 2012 - 9:24

Je fait le beau tableau en piece jointe au mandat! Évidement, sinon je ne vois pas ce qui justifierais le changement des créances à l'agence comptable. Et oui l'AC traite en FQE (mais je l'ai vu pour la première fois cette année).


Sauf qu'avant sous GFE DOS ça fonctionnait très bien on pouvait différencier le 4111 du 4112. Après dès que je passe le FS sous GFE il le déduit automatiquement sur la dernière créance (or, lorsque nous faisons les attributions il y a généralement des arriérés!) D’où le bazar pour l'agence comptable et l'ennui de factures "manuscrites" pour les familles.
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Message  Thurston Moore le Jeu 12 Jan 2012 - 13:07

capucine a écrit: D’où le bazar pour l'agence comptable et l'ennui de factures "manuscrites" pour les familles.

Voilà bien le fond du problème pour ma part. Du temps de perdu pour faire autre chose...
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Message  Winnie le Jeu 12 Jan 2012 - 17:32

Factures manuscrites ?
La famille reçoit une facture au moment de la constatation. Elle reçoit un courrier l'informant d'une aide attribuée par la commission de fonds social. Elle reçoit ensuite une relance où figure le montant restant à payer, l'AC ayant réceptionné le mandat de fonds social au 581 puis passé un encaissement pour diminuer la créance. De plus, l'AC a transmis la liste de créances à jour à l'ER.
Le seul cas où on annote les factures, c'est dans l'hyptothèse d'une attribution de fonds social AVANT la constatation. Ce n'est pas très fréquent.

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Message  Thurston Moore le Ven 13 Jan 2012 - 8:35

Winnie a écrit:Factures manuscrites ?

Le seul cas où on annote les factures, c'est dans l'hyptothèse d'une attribution de fonds social AVANT la constatation. Ce n'est pas très fréquent.

Et non, mon cher Ourson, en établissement ECLAIR, tu sais dans ces quartiers dit de "seconde zone" où les parents ne peuvent pas payer des forfaits trimestriels à 160 €, un fonds social recouvre 70 voir 80 % des créances générées dans notre super logiciel SCONET et il faut demander de façon systématique une prise en charge à la commission de fonds social, prise en charge que l'on notifie à la famille par un courrier et une nouvelle facture pour bien faire comprendre qu'il ne reste qu'une petite somme à régler à la charge des familles.

Là, c'est du vécu. Voilà tout.
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Message  capucine le Ven 13 Jan 2012 - 9:02

Et pis faut surtout pas trop multiplier les courriers et informations, parce que des fois ils ne comprennent plus.
Je dis pas le nombre de fois ou les familles ont voulu payer l'excédent de bourses (j'ai même ma collègue qui avait pris l'argent une fois! C'est pour dire que c'est pas clair pour tout le monde)
Donc une facture barrée et notée "vous n'avez rien à régler" ou "il vous reste à régler la somme de: " effectivement manuscrit et et accompagné du courrier d'attribution du fonds social reste pour moi le meilleur moyen d'éviter de recevoir plusieurs appels de demande d'explication.
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Message  Thurston Moore le Ven 13 Jan 2012 - 13:05

capucine a écrit:
Donc une facture barrée et notée "vous n'avez rien à régler" ou "il vous reste à régler la somme de: " effectivement manuscrit et et accompagné du courrier d'attribution du fonds social reste pour moi le meilleur moyen d'éviter de recevoir plusieurs appels de demande d'explication.

Même avis que Capucine
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