Forum des gestionnaires d’EPLE
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Message  Filledusoleil le Mar 30 Aoû 2011 - 8:01

Bonjour,

Pour éviter les dérives que vous savez tous dans le cadre de la passation des commandes du SAH, la CE souhaiterait que les commandes soient passées dorénavant par l'intendance et les bons signés par moi ou elle (normal).

Jusqu'ici, la GM en place avait laissé faire et à mon arrivée dans l'établissement l'an dernier, je me suis rendu compte que nous que seules les factures des fournisseurs arrivaient à l'intendance.

Je n'ai rien changé à ce fonctionnement à mon arrivée et souhaite reprendre la gestion des commandes cette année, les commandes étaient passées sans aucune transparence jusqu'ici.

Seulement, nous avons un nouveau cuisinier qui a commencé hier et souhaite passer lui-même les commandes en me laissant entendre que ce n'est pas gérable. Il me dit que lorsqu'il reçoit les fournisseurs, il est contraint de passer tout de suite les commandes. Selon lui, si je devais les recevoir moi-même, que je serais très vite débordée, eu égard aux nombreuses tâches très chronophages du GM.

J'aimerais savoir comment vous fonctionnez dans votre bahut? Par ailleurs, ne pensez-vous pas qu'il faille avoir une certaine technicité en la matière pour ne pas se faire avoir par les fournisseurs lors de la passation des commandes, notamment dans la composition des aliments commandés et aussi pour les prix proposés?

Je vous précise que l'objectif à atteindre fixé par la CE lors de mon entretien d'évaluation est:
- reprendre en main la gestion de la restauration avec notamment "la gestion et suivi des commandes".

Je ne voudrais pas me planter et souhaite bien faire alors SVP aidez-moi.

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Message  ぶる le Mar 30 Aoû 2011 - 8:09

Il faut absolument passer vous-même toutes les commandes. Sinon vous n'avez pas le contrôle du système.

De même, il est proscrit que le cuisinier reçoive lui-même les fournisseurs : ça ouvre à toutes les dérives.



Ici, je reçois les fournisseurs, qui ne font plus que passer saluer et déposer leurs promos.



Passer les commandes de restauration est très simple. Il faut se faire une fiche avec les n° de tel, de fax, et les jours de livraison des fournisseurs.

Assez rapidement, on en vient à bien connaître les dénominations de produits.



Courage !
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Message  Fondateur le Mar 30 Aoû 2011 - 8:57

Et le code des marchés ?

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Message  LMDV/LG le Mar 30 Aoû 2011 - 9:31

Et les groupements d'achats?
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Message  Filledusoleil le Mar 30 Aoû 2011 - 10:38

Nous sommes en cours d'adhésion à un groupement d'achat alimentaire (oeufs, lait, fromage, beurre) l'adhésion pour la viande et poisson étant déjà en cours dans ce groupement, lors de leur proposition d'adhésion, nous ne pourrons pas y adhérer dans l'immédiat.

Ma question est: peut on passer par un groupement pour tous les achats de denrées alimentaires?

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Message  Filledusoleil le Mar 30 Aoû 2011 - 10:39

Et aussi, peut on adhérer à plusieurs groupements en même temps?

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Message  Invité le Mar 30 Aoû 2011 - 12:46

Bien sûr, mais ça risque de faire doublon pour l'estimation des besoins, donc je n'en vois pas trop l'intérêt. Par chez moi, il y a un gros groupement académique d'achats spécialisé dans l'alimentaire, et divers autres pour tout le reste... Tu peux parfaitement adhérer à celui pour l'alimentaire et aux autres pour le divers.

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Message  Filledusoleil le Mar 30 Aoû 2011 - 13:23

Merci Gentil Intendant, mais je fais comment pour connaître le gros groupement académique de par chez toi. Dans quelle académie tu bosses?

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Message  Winnie le Mar 30 Aoû 2011 - 13:39

Il faut surtout demander aux collègues quels sont les groupements existants et contacter le ou les EPLE concernés. Souvent dans une académie il y a plusieurs établissements concernés, qui se sont spécialisés qui dans les surgelés, qui dans le contrôle bactériologique, qui dans la vérification des installations électriques... Attention, parfois les marchés viennent d'être conclus pour 3 ans, il faut donc attendre pour pouvoir se raccrocher aux wagons existants.

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Message  Invité le Mar 30 Aoû 2011 - 13:50

Filledusoleil a écrit:Merci Gentil Intendant, mais je fais comment pour connaître le gros groupement académique de par chez toi. Dans quelle académie tu bosses?
Ce ne sont pas les groupements de commandes de mon académie qui t'intéressent, ce sont ceux de la tienne! Very Happy
Winnie a écrit:il faut donc attendre pour pouvoir se raccrocher aux wagons existants.
Eventuellement, tu peux te rattacher aux marchés en cours si le groupement est suffisamment gentil pour faire un avenant (faire passer ça en C.A. au préalable quand même pour accord d'adhésion).

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Message  Filledusoleil le Mar 30 Aoû 2011 - 14:03

OK, mieux pigé pour le groupement académique.

S'agissant du rattachement au marché en cours, malheureusement, le groupement m'a fait savoir que je devrais attendre le prochain marché, donc, le coordo ne souhaite pas faire d'avenant.

Je me renseignerai auprès des EPLE de mon académie comme Winnie me l'a suggéré. Merci.

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Message  AUBEGM le Mar 30 Aoû 2011 - 14:30

dans notre académie il n'y a pas de groupement de commande, et cela ne m'empêche pas d'être dans les clous pour les marchés.
je passe des MAPA pour mes différents lots alimentaires et les commandes respectent les choix de la commission marchés de l'établissement.
Et en effet les commandes sont passées à l'intendance, après élaboration des menus.
Pas question de recevoir les différents commerciaux (qui vu notre relatif isolement ne se bousculent pas non plus) en dehors de la période de préparation des MAPA.

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Message  Fondateur le Mar 30 Aoû 2011 - 19:14

AUBEGM a écrit:je passe des MAPA pour mes différents lots alimentaires et les commandes respectent les choix de la commission marchés de l'établissement.
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J'en déduis donc que le montant annuel de ton 6011 est inférieur à 193 000 € HT puisque tu es en MAPA.

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Message  AUBEGM le Mer 31 Aoû 2011 - 10:14

Oui c'est tout à fait cela, mon 6011 atteint péniblement 180 000 € TTC, je suis donc encore loin du seuil.
Mais de toute façon si le seuil était atteint, seule la forme de mes marchés, et leur complexité, changerait. Car en l'absence de groupement, on est bien obligé de gérer tout cela à l'interne.

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Message  lenny le Mer 31 Aoû 2011 - 21:09

Bonjour,



Pour ma part, je gère intégralement les commandes du SAH et reçoit les commerciaux. A mon arrivée en 2009, le chef cuisinier recevait les commerciaux dans la cuisine, vous avez bien lu dans la cuisine en pleine zone de préparation. ILs allaient direct en cuisine sans passer par la case départ, mon bureau. Me demandant qui étaient tout ces messieurs, dames de passage en cuisine, j'ai donc posé la question et donc des commerciaux. J'ai laissé faire pendant un mois ou deux le temps de voir et après stop, le chef pouvait passer une heure avec un commercial lorsqu'il me disait qu'il était débordé, tu m'étonnes, on peut pas boire un café avec un commercial et être derrière les fourneaux. Donc depuis, c'est moi qui les recoit en premier et après ils vont en cuisine si besoin. Quant aux commande c'est moi qui les passent avec un modèle de bon de commande que j'ai crée dans word, c'est rapide . J'établi ls menus avec le chef. Cela évite les dérives et d'autre part le cuisto n'est pas habilité à passer des commandes. Seule l'ordonnateur peut faire des achats et par délégation le gestionnaire. Le CE me laisse gérer seule car il ne voit pas le besoin de signer des bons pr commander 50 kg de patates et 30 de tomates, donc c moi qui les signent mais il signe le menu quand meme. En résumé, je pense qu'il vaut que tu prennes intégralement la gestion des commandes.

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Message  Winnie le Mer 31 Aoû 2011 - 21:20

lenny a écrit: Quant aux commande c'est moi qui les passe avec un modèle de bon de commande que j'ai crée dans word, c'est rapide .
Juste pour savoir, quel est l'intérêt de le faire avec un traitement de texte ? De mon côté j'aime bien Presto, ça permet de suivre ses marchés pour les quantités et les prix, et surtout le stock est à jour tout de suite, mais si tu y trouves un intérêt particulier, c'est sympa d'en faire profiter les collègues Very Happy .

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Message  Invité le Mer 31 Aoû 2011 - 23:56

Notre métier est de plus en plus complexe et requiert une grande technicité dans de nombreux domaines.

Dans ces conditions, il ne me paraît pas souhaitable de se priver des compétences des divers personnels qui concourent à l'exercice de notre mission.

Je pratique depuis pas mal de temps le travail en équipe et la responsabilisation des collègues et je ne me vois pas me passer des compétences de mon chef de cuisine. C'est ainsi que je lui ai délégué la gestion du restaurant scolaire de mon bahut et je peux dire que je me félicite chaque jour de cette décision. Lui-même implique également ses adjoints dans cette tâche et c'est toute la communeauté scolaire qui fréquente le service restauration qui en profite.



Bien évidement cela suppose :


  • des qualités professionnelles incontestables et attestées chez le chef de cuisine
  • des contacts quotidiens entre lui, son équipe et moi-même
  • une confiance réciproque absolue
  • le respect d'un cahier des charges défini en début d'année

Dans ces conditions et dans la mesure où les menus sont établis et validés collégialement, je ne vois aucun inconvénient à ce que ce soit le chef de cuisine qui passe les commandes et reçoive les commerciaux. De plus, nous utilisons un logiciel privé qui balise bien le travail.

Je crois que l'époque où le gestionnaire faisait tout et cantonnait ses collaborateurs au rôle de simple éxécutant est révolue et qu'il faut apprendre à déléguer.



J'ajoute quétant AC de 4 lycées, 5 collèges, 1 GRETA, 1 établissement mutualisateur de la paye des AED et des contrats aidés du département et coordonnateur d'un très gros groupement d'achats, je n'avais pas d'autre choix, même si j'avais déjà commencé à déléguer avant la refonte de la carte comptable.

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Message  Invité le Jeu 1 Sep 2011 - 22:49

Je suis tout à fait en accord avec le discours tenu par Gest89. Les différents messages de ce forum permettent régulièrement de constater des fonctionnements différents, ce qui parait normal en fonctions de la personnalité, du contexte, etc ...
En revanche, quelque fois je me dis que nos équipes doivent être tout de même très décontenancées lorsqu'elles ont à faire à des approches radicalement opposées d'une année sur l'autre.

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