accueil élèves étrangers

Bonjour

dans le cadre de coménius, nous allons accueillir à la prochaine rentrée et pour une année scolaire des élèves espagnols

si quelqu'un a déjà eu cette situation, merci de me conseiller sur la démarche :
je pensais faire une convention avec l'établissement d'origine de ces élèves qui précise le prix de l'internat et autres... ( autorisation de sortie, famille d'accueil pour le week end ; autorisation diverses en cas de soins nécessaires ...)
par rapport aux familles de ces élèves y a t-il des autorisations à obtenir ou bien tout est géré par leur établissement d'origine et les différentes dispositions inclues dans la convention ?

autres procédures ?....

Sans vouloir abuser si un collègue dispose d'une convention ou document type ?

merci de votre aide

Nous accueillons très régulièrement des élèves étrangers. si pour la partie pédagogique il existe des conventions définissant l'accueil (différentes selon les programmes concernés) pour la partie matérielle il n'y a qu'un dossier classique d'inscription.
Ce dossier contient les coordonnées du responsable de l'élève durant son accueil, personne à qui les factures sont envoyées. Jusqu'ici nous n'avons jamais eu de contentieux pour ces élèves mais si cela arrivait je pense que nous nous retournerions contre ce responsable dument désigné dans le dossier d'inscription.
Juridiquement c'est peut-être un peu limite, mais des collègues ont peut-être d'autres méthodes plus rigoureuses ?