Passage des commandes par "approvisionnement" de GFC

Bonjour,J'espère que ma question ne paraîtra pas trop bête...Pour le moment à l'intendance, les commandes sont passées par fax en photocopiant le volet blanc d'un carnet à souche comprenant une feuille blanche, une bleue et une rose. L'accusé du fax est attaché dans ce carnet au feuillet blanc tandis que le ou les bons de livraisons liées à la commande sont classés ailleurs.Les commandes de denrées alimentaires ne font pas l'objet d'un bon de commande - du moins de ce carnet à souche.Pour améliorer le suivi des commandes (et notamment la lisibilité des bons de commandes qui sont parfois remplis par le CE), je pensais commencer l'excercice 2010 en passant les commandes par la fonction "approvisionnement" de GFC.Quelqu'un fait-il déjà ainsi? Comment cela se passe-t-il?Pour ce qui est des commandes de denrées alimentaires, quelqu'un a-t-il mis GFC en réseau pour le chef cuisine qui passe les commandes de denrées?Je ne suis gestionnaire que depuis septembre, je me demande si mettre en place ce type de changement n'est pas un peu prématuré alors que je n'ai pas encore vu une année complète de fonctionnement de l'établissement.

J'ai une réponse positive pour toutes tes questions

1. c'est bien d'utiliser la fonction "approvisionnement"
   
2. on peut mettre en réseau
   
3. on peut limiter les droits de saisie
   

Il faut tout d'abord créer un profil particulier dans le module administration
Il s'appellera par exemple "cuisinier"
Lui attribuer seulement les droits sur les approvisionnements en limitant au seul chapitre R2
Ne pas donner de droit d'impression
Ensuite dans le module bud il faut paramétrer les approvisionnements
Dans l'onglet "Paramètres" il faut créer des séries et attribuer des chapitres pour chaque série.
Ne pas oublier de demander la génération d'un engagement (c'est très pratique d'avoir l'engagement fait en SDE)
Ensuite lors de la saisie ne pas oublier de demander l'édition du bon original
Je ne sais pas pourquoi cette case n'est pas coché systématiquement.

Ensuite quand tu liquideras tu pourras appeler les liquidations par l'engagement
Pour qu'ils apparaissent dans la liste il faudra avoir pris soin de les valider.

Pour d'autres infos il faut faire la demande

Bonjour,
J'utilise la fonction approvisionnement sur gfc et c'est très cool tu peux faxer le bon que tu édites et lorsque tu valides, tu engages ton bon de commande. ensuite à la liquidation tu appelles ton engagement tout comme si c'était un bon issu du carnet à souche.
tu dois dans un premier temps renseigner quelques trucs sur gfc, tu peux aussi conserver les références des articles que tu commandes (pratique dans le cadre de groupement d'achats... )
sur presto on peut aussi utiliser la fonction commande et lorsque tu as ta livraison, tu appelles le bon correspondant.
les carnets à souche ne me servent que ponctuellement
pas de problème pour la mise en place dès janvier, tu peux même commencer maintenant, si tu as encore des commandes à faire...

moi pour la cuisine je privilègie presto...

j'ai oublié un détail...
il vaut mieux être en réseau pour cela.
Mais on peut n'avoir qu'un poste avec plusieurs profils.
Disons que ce n'est pas pratique de travailler sur un seul ordi.
De plus il est préférable que l'ordi soit chez le cuisinier pour faire les saisies.

Mais après tout est question de moyens, de volonté, de géographie des lieux....

Pareil que Domidomi pour Presto..
Mais la question initiale portait sur GFC...
Et rete valable pour toutes les autres commandes

Est-il possible de passer les BC de denrées alimentaires sur Presto et d'en récupérer l'engagement sur GFC? Il y aurait-il une communication possible entre ces deux logiciels?

Non

C'est une demande qui a été faite au niveau national , mais ce n'est pas une priorité pour les développeurs de GFC et de Presto qui ont d'autres soucis avec MySql ...et la mise en place pour 2011 du nouveau cadre budgétaire

Bozinchu a écrit:C'est une demande qui a été faite au niveau national , mais ce n'est pas une priorité pour les développeurs de GFC et de Presto qui ont d'autres soucis avec MySql ...et la mise en place pour 2011 du nouveau cadre budgétaire

Tout arrive un jour mais je ne serai convaincue que lorsque je verrai le logiciel tourner...

Sinon pour GFC et le module approvisionnement, la fonctionnalité des bons anticipés (c'est à dire de fin 2009 pour début 2010) est accessible à compter du 15 décembre (coche à saisir à côté de bon original) et il faut mémoriser les articles commandés (coche à saisir lors du détail de l'article commandé) pour les BdC et engagements soient repris en compta budgétaire 2010.

nouvelle GM depuis Septembre j'ai mis au placard le carnet de bon de commandes et utilise la fonction Approvisionnements dans GFC - quel gain de temps... Pour les denrées alimentaires j'utilise les bons de commande dans PRESTO mais rien ne t'empeches de saisir les appro dans GFC si c'est toi qui passe les commandes alimentaires si c'est ton cuisinier autant le faire dans PRESTO ca gère les entrées et sorties de stock.

lasvegas a écrit:nouvelle GM depuis Septembre j'ai mis au placard le carnet de bon de commandes et utilise la fonction Approvisionnements dans GFC - quel gain de temps... ..

Oui, sauf que curieusement, les références de l'imputation - chapitre et compte - n'apparaissent que sur le document dit d'approvisionnement et non sur le bon de commande proprement dit

Subtilité signalée à plusieurs reprises au groupe de sages en charge des améliorations à apporter à GFC

Sans effet pour l'instant

Logiquement la fiche d'approvisionnement reste au bahut et le bon de commande part chez le fournisseur.
C'est donc plus important que ces mentions figurent sur le document interne, le fournisseur n'ayant que peu d'intérêt à connaitre des imputations budgétaires propres à chaque EPLE.
Mais bon dans un petit coin cela ne serait pas gênant....

Bozinchu a écrit:Logiquement la fiche d'approvisionnement reste au bahut et le bon de commande part chez le fournisseur.
C'est donc plus important que ces mentions figurent sur le document interne, le fournisseur n'ayant que peu d'intérêt à connaitre des imputations budgétaires propres à chaque EPLE.
Mais bon dans un petit coin cela ne serait pas gênant....

Tu as raison, mais tu founis une explication qui tient la route à un état de fait que rien ne justifie sur un plan comptable
Que le document qui matérialise l'acte d'engagement ne fasse pas apparaître les références de l'imputation est à mes yeux un non-sens

Certes mais c'était pour trouver une explication.
Il est vrai que si on considère que le bon de commande est l'acte contractuel liant l'EPLE et le fournisseur , il est de fait incomplet et un CE qui a délégué à son GM la signature sur ces opérations n'a aucune connaissance sur les conséquences budgétaires des documents d'engagement.
Mais les CE s'intéressent ils à cela?

Bozinchu a écrit:Certes mais c'était pour trouver une explication.
Il est vrai que si on considère que le bon de commande est l'acte contractuel liant l'EPLE et le fournisseur , il est de fait incomplet et un CE qui a délégué à son GM la signature sur ces opérations n'a aucune connaissance sur les conséquences budgétaires des documents d'engagement.
Mais les CE s'intéressent ils à cela?

Le mien oui .Il est pour le moins surpris d'avoir à signer des bons ne mentionnant pas l'imputation.
Et il a raison
Nous joignons donc la fiche d'appro .

Mais bon, c'est du rafistolage.
Pas cohérent tout ça

Ici le CE signe les fiches d'approvisionnements auxquelles je joints tous les documents explicatifs dont je dispose.
Les profs me font une demande écrites de leurs besoins et cette demande est systématiquement agrafée à la fiche d'approvisionnement.
L'intérêt est double

1. on commande un produit que le prof désire avoir
   
2. il ne peut pas se plaindre après l'avoir reçu, puisque c'est lui qui l'a demandé
   

J'ai souvent le cas de plaintes post réception qui s'éteignent aussi vite qu'un feu de paille quand on sort le document initial.

Bozinchu a écrit:Ici le CE signe les fiches d'approvisionnements auxquelles je joints tous les documents explicatifs dont je dispose.
Les profs me font une demande écrites de leurs besoins et cette demande est systématiquement agrafée à la fiche d'approvisionnement.
L'intérêt est double

1. on commande un produit que le prof désire avoir
   
2. il ne peut pas se plaindre après l'avoir reçu, puisque c'est lui qui l'a demandé
   

J'ai souvent le cas de plaintes post réception qui s'éteignent aussi vite qu'un feu de paille quand on sort le document initial.

+ 1 !!!

Chez moi appros sur GFC aussi. Presto chez le Chef pour l'alim, et bientôt les agents d'entretien pour les produits d'entretien. Projet sur GFC, le facto pour la quincaillerie.
Le plus important, des droits d'accès en saisie mais rien en validation.
De toutes façons c'est le GM qui doit être le seul à éditer les bons et à les transmettre après visa du CE.
Le CE ? Tant qu'il ne me demande aucun droit sur GFC, je propose pas. Même si mon patron est très au fait question finances cela reste un Ordo : "tant que les crédits sont ouverts je dépense..."