SCANNER NOTRE PAPERASSE ? (chargeur de documents et OCR)

Sainte barbe vient de nous livrer un secret pour augmenter encore notre productivité (on est bien obligé dans notre fonction)

c'est içi

Comme je ne veux pas faire dévier le post de notre malheureux collègue, j'ouvre le sujet et demande vos avis.

Sainte barbe est-il le seul à procéder de la sorte ? (en résumé : scanner les originaux, ne pas faire de doubles durant l'exercice)

ce serait bien d'avoir d'autres retours d'expérience car un scanner professionnel coûte un peu, il faut donc avoir de solides arguments pour justifier l'investissement.

surtout, être sûr que ça fonctionne

Je ne scan pas de doc pour archivage, mais juste pour faire avancer un peu le débat, pas besoin de scanner pour scanner de nos jours.
Un photocopieur peu scanner et archiver, soit en réseau soit sur clé usb, et en plus il peu remplacer une imprimante (coût copie 3 fois moins cher) et le fax.
Le modèle que j'utilise permet de scanner en 600ppp en noir et blanc et couleur, bien que ce ne soit qu'un photocopieur NB.

pouvez vous me dire quels logiciels vous utiliser pour rechercher des factures?
j'ai essayer avec adobe reader gratuit, par la fonction recherche , mais il ne retrouve rien .......

merci !

Yanosh a écrit:

pouvez vous me dire quels logiciels vous utiliser pour rechercher des factures?
j'ai essayer avec adobe reader gratuit, par la fonction recherche , mais il ne retrouve rien .......

merci !

Il faut au préalable que les scann aient été traités avec un logiciel OCR.
Une fois que c'est fait, on peut rechercher les factures avec la recherche avancée d'Acrobat reader.

Bonjour ! 

Cette procédure m'intéresse au plus haut point pour mise en oeuvre sur l'exercice 2022. J'ai souvenir de collègues qui détaillaient leurs techniques, mais je ne retrouve plus les posts concernés.

Qui expérimente déjà parmi vous ? Par avance merci pour votre retour.

Bon week end,

Je scanne les originaux depuis 3 exercices et pour 2021 j'ai décidé de ne plus garder de double papier, en fait je ne les consulte plus du tout.
Je classe les mandats/OR par bordereaux, 1 scan par mandat intitulé bordxx mandatyy/ ORyy :


En plus avec le volet de visualisation de l'explorateur de fichiers je vois la pièce sans l'ouvrir.
Avec GFC ensuite c'est facile de tout retrouver. Et pour les exercices achevés avec l’extraction excel des mandat/or c'est super simple avec la fonction rechercher de retrouver la référence du bord et la pièces.

Nous on scanne avec la photocopieuse multifonction de l administration.
On donne l original à l agent comptable.
Intérêt : pas de paperasse à classer et pas. De temps au classement ni à la mise en archives.
Il faut juste vérifier que le scan est opérationnel ( pas dans le mauvais sens où à moitié) et imprimer les factures en recto simple. Ensuite les classer numériquement, faire des sauvegardes régulièrement et imprimer la liste gfc papier pour les recherches des années précédentes.
Je ne pourrais plus revenir en arrière.

Nous scannons tout depuis 2017. Plus de double, les scan sont contrôlés pour être certains d'être complets. Nous sommes agence comptable et c'est nous qui scannons car si demande de doc complémentaire, rejet ou réimput, nous intégrons tout dans le bordereau avant le scan. Quand j'ai besoin d'un doc, directement sur le scan, c'est beaucoup plus rapide qu'aller farfouiller dans les originaux.
Tout est déposé sur Nuxeo comme cela chaque ER a accès à ses scan, ils ne font plus de doubles non plus. Nous en avons également un exemplaire sur le serveur + une copie sur carte SD avec le compte fi, les extractions etc ...
Je n'ai pas acheté de scanner. Dans le cadre de mon renouvellement de copier j'avais demandé pour l'intendance un scan avec chargeur 200 feuilles, recto-verso + océrisation. Le différentiel de coût sur la location de mon copieur est de 12,10 € TTC par trimestre soit moins de 50 € à l'année. Le scan de copie n'est pas comptabilisé (précisé dans le marché). Par contre je n'avais pas spécifié maintenance du scan et depuis 2017 j'ai eu une intervention sur le scan, j'ai du payer le déplacement du technicien, j'en ai eu pour 300 €

Plus de doubles ici non plus, l'AC nous demande de transmettre les documents sans agrafes ni trombones ni autre chose. Quand tout est bon, ils scannent chaque bordereau complet et mettent les documents sur MonNuage. Cela fait office de double pour eux et nous permet à nous aussi ER d'avoir accès aux documents.
Dans mon établissement, nous ne conservons plus de papier non plus. Au moment du mandatement, on scanne la liasse retraçant l'historique de la dépense (facture+BL+BC+toute autre pièce utile), on joint la facture au mandat, le reste part à la poubelle. Comme on a moins de travail d’assemblage des pièces et de classement, on gagne beaucoup de temps, même en faisant cela systématiquement.
Les scans sont classés dans un dossier fournisseurs dans lequel on trouve le RIB, l'éventuel contrat, la délibération,... sur le réseau (sauvegarde quotidienne) et je fais une sauvegarde sur disque dur externe régulièrement.
En fin d'année, plus de problème d'archivage des documents : on gagne là encore du temps (et aussi de la place) puisqu'on ne doit plus mettre dans des boites d'archives l'année qui s'achève et que l'on n'a plus à organiser la rotation des archives dans les locaux ad hoc.
Sur la dématérialisation, un conseil : bien réfléchir aux règles de nommage des fichiers sinon ça devient rapidement ingérable.

On en avait déjà parlé quand Nicolas nous avait concocté une intéressante synthèse de la dématérialisation, mais je repose la question: quel intérêt de s'y mettre maintenant alors qu'Op@le arrive sous peu ? Personnellement je préfère continuer sans changer et attendre Op@le qui va arriver vite pour passer au tout démat'.

Franchement y goûter c'est l'adopter ...
- Temps gagné incroyable
- Archives vraiment sécurisés : l'agent comptable n'est plus à la merci d'un dégât des eaux ou d'un collègue zelé qui 'a fait du ménage dans les archives'
- Espace gagné sympa
- Temps de recherche ultra rapide
- Quelques cartons de papier économisés
- Mise en œuvre simple et pourtant j'ai flippé et il a fallut que le lapin rouge me tienne par la main ...

Allez-y ... la brebis et le lapin notamment ont tracé le chemin http://intendancezone.net/spip.php?article981

Et cela va hyper bien avec le protocole d'archivage électronique http://intendancezone.net/spip.php?article571

Un exemple de cet après midi, un collègue recherchait un encaissement de subvention de gestion des AED d'il y a deux ans et l'OR correspondant, il a halluciné quand il a vu qu'en moins de deux minutes, il avait les détails de l'encaissement, l'OR et la PJ à l'écran.

néthou a écrit:

On en avait déjà parlé quand Nicolas nous avait concocté une intéressante synthèse de la dématérialisation, mais je repose la question: quel intérêt de s'y mettre maintenant alors qu'Op@le arrive sous peu ? Personnellement je préfère continuer sans changer et attendre Op@le qui va arriver vite pour passer au tout démat'.

L'intérêt c'est justement que ça aide à faire la transition.
Op@le va modifier beaucoup de nos habitudes de travail et je pense que parmi ces habitudes, l'abandon du papier sera un cap difficile à passer pour beaucoup.
Je l'ai vécu ici : lorsque j'ai annoncé la couleur à mes collègues de l'intendance, je les ai vues changer de couleur. Et me demander régulièrement si j'étais bien sûre, si j'avais bien réfléchi, si c'était bien réglementaire tout ça,...
Sachant qu'Op@le emportera bien d'autres changements pourquoi ne pas décaler les choses dans le temps, en sorte qu'elles se présentent progressivement puisque sur ce point, on peut changer les choses assez simplement. Et puis ça habitue tout le monde à intégrer du changement et dans un milieu professionnel où le "on a toujours fait comme ça" fait encore souvent référence, ça ne peut pas nuire.

Bonjour,

Existe t-il un cloud sympa pour stoker tout ça ?

Initiales GM a écrit:

L'intérêt c'est justement que ça aide à faire la transition.
Op@le va modifier beaucoup de nos habitudes de travail et je pense que parmi ces habitudes, l'abandon du papier sera un cap difficile à passer pour beaucoup.

Mais sans tout scanner, moi-aussi j'ai déjà commencé à travailler sans papier, garder tout en fichiers, archiver, etc...
Je pose simplement la question de l'utilité d'adopter maintenant un système d'archivage différent alors que dans 2 ans maxi il sera de toute manière intégré dans Op@le.

A côté de ça, mon agence comptable refuse de valider un mandat si le CA du CE n'est pas "l'original"... On a vraiment des vitesses différentes.

néthou a écrit:

Initiales GM a écrit:

L'intérêt c'est justement que ça aide à faire la transition.
Op@le va modifier beaucoup de nos habitudes de travail et je pense que parmi ces habitudes, l'abandon du papier sera un cap difficile à passer pour beaucoup.

Mais sans tout scanner, moi-aussi j'ai déjà commencé à travailler sans papier, garder tout en fichiers, archiver, etc...
Je pose simplement la question de l'utilité d'adopter maintenant un système d'archivage différent alors que dans 2 ans maxi il sera de toute manière intégré dans Op@le.

Si Op@le est prêt d'ici 2 ans (un peu de mauvais esprit   ).

A mon sens, mettre en place ce système d'archivage dès maintenant défriche un peu le terrain pour ce que sera Op@le avec son lot de nouvelles fonctionnalités qu'il faudra appréhender. Certains personnels s'y feront rapidement, pour d'autres ce sera un combat de haute lutte. Si ce pan est déjà intégré/digéré par le personnel ce sera autant de temps de gagné et donc de disponible pour se familiariser avec le reste. Je le fais pour ma partie au taf, mais le reste du serveur ressemble plus au désert du Sinaï qu'à autre chose.

Je parle autant de verrou psychologique que d'habitude de manipulation du support informatique déconnecté du format papier.
Je pense qu'il n'y a plus autant de fracture numérique que par le passé, mais je constate au quotidien que des choses pourtant innées et évidentes pour moi (qui suis jeune et beau, il va s'en dire) semblent complètement nébuleuses pour des collègues (voir le cas de Nicolas).Le travail effectué maintenant sur ce projet, te fera gagner du temps lorsqu'il faudra se coltiner Op@le dans son intégralité. Certains seront curieux et se familiariseront très vite avec; là où il faudra pondre des tutos avec moultes captures d'écran pour d'autres (qu'il faudra imprimer bien sur).

Bref tout comme Initiales GM en fait

Ceux qui se posent d'ores et déjà la question et font, dans une plus ou moins grande mesure, ce travail de dématérialisation ne seront pas ceux qui auront du mal à passer le cap.
Il nous faut aussi penser que si nous, gestionnaires, avons conscience des changements à venir, il nous appartient aussi de faire intégrer cette idée du changement auprès de nos secrétariats d'intendance, de nos CE.

invit. a écrit:

Bonjour,

Existe t-il un cloud sympa pour stoker tout ça ?

Pour le stockage : PC agent comptable + fondé de pouvoir + GM + NAS + PC perso AC.

Pour le partage et uniquement le partage, le système proposé par l'EN est au top je trouve pour une agence comptable https://tribu.phm.education.gouv.fr/

Loutre soyeuse a écrit:

A mon sens, mettre en place ce système d'archivage dès maintenant défriche un peu le terrain pour ce que sera Op@le avec son lot de nouvelles fonctionnalités qu'il faudra appréhender.

Alors il faut distinguer méthode d'archivage (qui est peut-être un grand mot pour désigner un système de rangement de fichiers) du système lui-même.
Je travaille encore avec originaux, doubles et triplis papier. Parce que je n'ai pas opté pour le scan complet de mes documents budgétaires (multiples raisons à cela, la principale étant les problèmes inévitables que cela aurait posé avec mon agence-comptable, qui reste toujours méfiante avec l'informatique, et n'a commencé à correspondre véritablement par mél et envoi de fichiers que vers 2013-2014). Mais j'aurais dû depuis longtemps (c'est donc aussi de mon fait), j'avais même demandé des renseignements à Sainte barbe qui pratiquait ça depuis très longtemps avec un bon OCR et une version pro d'Adobe.

Ceci étant, je Pdfcréatorise depuis longtemps tout ce qui sort de GFC (et le reste), avec une méthode simple de noms et de rangement qui me permet de retrouver très vite ce que je recherche comme mandat, Or, etc... Doubler l'archivage d'Op@le ne sera donc pas trop difficile.

Un petit scan de bureau à 350 € à coté de l'ordi et je scanne et range tout sur le serveur au fur et à mesure : les pièces comptables, les subventions, les doc RH des agents, les fiches d'intervention des entreprises etc.
J'imprime encore les dupli avec le joli filigramme qui va bien pour le COFI mais plus les triplicata.
Le gain de temps est considérable en cas de recherche et les arbres nous disent merci !